Офис-менеджер / Административный ассистент

Москва, Милютинский переулок, 13с1

Метро: Кузнецкий мост

Описание вакансии

Команда Ventra Go! приветствует тебя!

Ventra Go! — цифровая платформа и мобильное приложение гибкой занятости.

Мы помогаем бизнесу быстро находить временный персонал, а исполнителям самостоятельно выбирать, где и когда зарабатывать. Наша платформа предоставляет возможность получать ежедневные выплаты.

Среди наших заказчиков ведущие российские и международные компании в сферах e-commerce, ритейла, FMCG, производства и логистики.

Несколько фактов о Ventra Go!:

на наших проектах занято более 2 000 000 исполнителей;
платформа входит в ТОП-4 крупнейших HR Tech продуктов России;
компания представлена в рейтинге быстрорастущих компаний Smart 500 по версии Smart Ranking;
приложение входит в ТОП-30 категории «Бизнес» в App Store и Google Play.

У нас много амбициозных задач, интересных проектов и возможностей для развития!

Сейчас мы ищем офис-менеджера / административного ассистента, который поможет поддерживать комфортную рабочую атмосферу и обеспечивать бесперебойную работу нашего офиса в Москве.

Если тебе нравится создавать комфорт, помогать людям и делать рабочие процессы лучше, будем рады знакомству!

Чем предстоит заниматься:

Поддерживать комфорт и порядок в офисе:

ежедневно проверять готовность офисных помещений к работе;
контролировать чистоту и порядок в рабочих зонах, переговорных комнатах и на кухнях;
следить за исправностью оргтехники, освещения, кондиционеров и другого офисного оборудования;
организовывать устранение неисправностей, взаимодействовать с техническими службами и контролировать выполнение заявок;
вести и закрывать заявки в Битрикс24.

Обеспечивать офис всем необходимым:

контролировать наличие канцелярских и хозяйственных товаров, продуктов питания, воды и расходных материалов;
своевременно оформлять заказы у поставщиков;
принимать поставки, организовывать хранение и вести учёт запасов;
обеспечивать переговорные комнаты необходимыми принадлежностями;
организовывать заказ корпоративной атрибутики и визиток.

Решать административные и организационные задачи:

регистрировать входящую корреспонденцию и работать с внутренними документами;
передавать договоры на подпись ответственным сотрудникам, а после подписания направлять их в архив;
оформлять пропуска для сотрудников и посетителей;
встречать гостей, помогать им с размещением и обеспечивать комфортное ожидание;
помогать сотрудникам с бронированием переговорных комнат и рабочих мест;
выполнять текущие поручения офис-менеджера и руководителя.

Финансово-договорная поддержка:

контроль расходов в рамках утверждённых статей бюджета отдела (хозяйственные расходы, канцелярия, вода, ремонт и т. д.);
сопровождение оплаты счетов по административно-хозяйственной деятельности и арендных платежей (загрузка в Bitrix24, отслеживание в ЭДО);
контроль сроков действия договоров по АХО, подготовка документов для их пролонгации.

Участвовать в корпоративной жизни:

помогать в организации внутренних мероприятий и корпоративных событий;
подготавливать офисные пространства к встречам, презентациям и другим мероприятиям;
создавать уютную и гостеприимную атмосферу для сотрудников и гостей компании.

Что мы ожидаем от тебя:

уверенное владение ПК и офисными программами;
грамотную устную и письменную речь;
ответственность, внимательность к деталям и организованность;
доброжелательность, коммуникабельность и готовность помогать коллегам;
умение самостоятельно расставлять приоритеты и оперативно решать возникающие вопросы;
готовность обучаться и осваивать новые задачи.

Будет преимуществом:

опыт работы на аналогичной позиции;
опыт решения административно-хозяйственных задач;
навыки взаимодействия с поставщиками и подрядчиками;
опыт работы с Битрикс24 или другими системами управления задачами.

Мы предлагаем:

официальное трудоустройство по ТК РФ;
социальный пакет, включающий ДМС, оплату больничных, материальную помощь и другие корпоративные льготы;
дополнительные оплачиваемые выходные дни;
комфортные, современные офисы в Москве;
корпоративный доступ к образовательным платформам;
программу корпоративных привилегий PrimeZone;
поддержку команды и возможности профессионального развития;
работу в динамично развивающейся HR Tech компании, которая меняет рынок занятости.