Офис-менеджер

Обязанности:

• Контроль состояния офиса: поддержание чистоты, порядка и эстетичного вида помещений (включая переговорные, кухню, санузлы);
• Работа с клининговой службой и контроль качества;
• Пропускной режим: заказ пропусков для новых сотрудников, оформление парковки;
• Учет и заказ расходных материалов: канцелярия, хозтовары, продукты;
• Делопроизводство и работа с корреспонденцией:

• Контроль курьеров, распределение маршрутов, проверка исполнения;
• Организация экспресс-доставки (почта РФ, СДЭК);
• Входящая/исходящая почта: прием, регистрация, сканирование, распределение по направлениям;
• Исходящая корреспонденция: подготовка писем к отправке, передача курьеру или Почте России.

• Организация командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц;
• Встречи и переговоры: бронирование переговорных, заказ кейтеринга, подготовка канцелярии, встреча гостей;
• Бюджетирование и финансовая отчетность:

• Формирование бюджета на месяц/квартал/год по направлению АХО;
• Контроль расходов и остатков бюджета;
• Оформление заявок на оплату и контроль оплат (в 1С).

• Администрирование закупочных процедур:

• Сбор потребностей, поиск поставщиков;
• Запрос коммерческих предложений и сравнение;
• Оформление необходимой закупочной документации (составление служебных записок, обоснование цены, подготовка договоров, ДС);
• Согласование, передача заявок в отдел закупок, отслеживание статуса согласования.

• Прочие поручения руководителя (поиск информации, сбор данных, подготовка справок или презентаций (PowerPoint/Excel)).

• Опыт работы: от 1 года на административных позициях;
• Уверенное владение MS Office, 1С;
• Коммуникабельность: умение поддерживать профессиональные отношения со всеми уровнями организации;
• Организованность: способность эффективно управлять множеством задач одновременно;
• Стрессоустойчивость: умение сохранять продуктивность в напряжённых ситуациях.