Бизнес-ассистент / Business assistant

Reputation House — глобальная IT-компания в сфере управления цифровыми рисками. Мы помогаем бизнесу и публичным персонам видеть и контролировать репутационные риски до того, как они превращаются в финансовые потери.

В 2026 году мы получили Stevie Awards for Great Employers 2026, победа в номинации Achievement in Managing a Remote Workforce of the Year.

О роли

Формат: удаленно, полная занятость.
Связки: прямое подчинение CEO, работа с управленческой командой management team и HR.

Это роль для организованного человека, который держит в порядке календарь, тайминги и договорённости руководства, а также полностью закрывает организацию корпоративных мероприятий и стратегических сессий: от идеи до результата.

Чем предстоит заниматься

Поддержка руководства и операционный ритм:

• Вести календарь: планировать встречи с учётом часовых поясов, следить за таймингами и приоритетами

• Готовить встречи: повестка, материалы, подключение участников, фиксация решений и договоренностей

• Контролировать сроки и исполнение задач, поставленных на встречах

• Вести деловую переписку и коммуникацию от лица руководителя

• Готовить презентации, справки и документы

• Организовывать поездки: маршрут, билеты, размещение, визовые вопросы

• Работать с документами: согласование, сбор подписей, хранение и систематизация

Мероприятия и стратегические сессии:

• Организовывать корпоративные мероприятия: концепция, подрядчики, смета, логистика, программа

• Готовить стратегические сессии для менеджмента: тайминг, площадка или платформа, материалы, организационная поддержка во время сессии

• Доводить итоги сессий до конкретных задач с ответственными и сроками, собирать обратную связь

Проектная работа:

• Вести внутренние проекты с участием нескольких отделов

• Планировать этапы, ресурсы, сроки и бюджеты, отслеживать статусы

• Поддерживать прозрачность: регулярные статусы, отчётность, единое хранение материалов

Что нам важно

Ключевые качества:

• Высшее образование

• Опыт 2+ лет в роли бизнес-ассистента, ассистента руководителя или менеджера проектов

• Сильные коммуникативные навыки: умеешь доводить начатое до конца, договариваться, ясно формулировать, держать тон компании во внутренней и внешней переписке

• Самостоятельность и проактивность: видишь задачу раньше, чем её поставят

• Организованность и внимание к деталям, держишь десятки параллельных договоренностей без потерь

• Умение работать с меняющимися приоритетами и спокойно реагировать на срочные задачи

• Бережное отношение к конфиденциальной информации

• Английский язык от B2

Технические навыки:

• Проектное управление: планирование, декомпозиция задач, контроль сроков и бюджета

• Организация мероприятий и работа с подрядчиками

• Уверенная работа с таск-трекерами и базами знаний (Notion, Zoho и аналоги)

• Планирование встреч в нескольких часовых поясах, работа с календарями

• Подготовка презентаций и рабочих документов

Будет плюсом

• Образование в маркетинге или понимание сферы: как устроены диджитал-услуги, коммуникации и продвижение

• Опыт работы в IT или диджитал-компании, в удалённой международной команде

• Опыт организации офлайн-мероприятий в разных странах

• Знание основ управления репутацией в digital (ORM/SERM)

Что мы предлагаем

• Удалённая работа на полной занятости

• Гибкий график с ориентацией на результат

• Международная команда: коллеги из более чем 10 стран

• Прямой доступ к управленческой команде и влияние на то, как устроены внутренние процессы