Executive Assistant

Описание вакансии

Привет, дорогой соискатель!

Мы - международная девелоперская компания (строим большой курортный кластер на Занзибаре)
Сейчас мы находимся в поисках Executive Assistant для директора бич-клаба

Мы видим эту роль в человеке, который сможет держать в руках весь рабочий ритм директора: календарь, задачи, документы, коммуникацию и контроль договорённостей.

Нам очень нужен человек, который держит все под чутким контролем

Чем предстоит заниматься на данной должности:

Управление временем и расписанием руководителя

Полное ведение рабочего календаря: встречи, звонки, видеоконференции
Приоритизация задач и оптимизация графика
Напоминания о встречах, дедлайнах и ключевых событиях
Организация деловых поездок: перелёты, отели, трансферы
Подготовка материалов к встречам, организация внутренних и внешних совещаний

Контроль задач и договорённостей

Ведение общего списка задач руководителя и открытых вопросов
Контроль сроков и статусов у всех участников проекта
Регулярные напоминания ответственным
Контроль исполнения договорённостей после встреч
Еженедельные отчёты о статусе проекта

Документооборот

Ведение и структурирование проектной документации в Google Drive
Подготовка документов на подпись, контроль их получения и отправки
Ведение базы документов, реестров и рабочих файлов в актуальном состоянии
Проверка документов перед отправкой

Аналитика и подготовка материалов

Подготовка коммерческих, внутренних и презентационных материалов
Сбор, анализ и структурирование информации из разных источников
Работа с таблицами в Excel и Google Sheets
Подготовка материалов для партнёров, консультантов, подрядчиков и инвесторов

Коммуникация

Деловая переписка на русском и английском языках
Протоколы встреч (Meeting Minutes) и follow-up
Координация коммуникации между всеми участниками проекта
Запрос информации у подрядчиков и консультантов, контроль ответов

Что для нас важно

Навыки

Английский — от Upper-Intermediate (B2)
Уверенная работа в Google Workspace и Bitrix24
Продвинутый уровень Excel и Google Sheets
Активное использование AI-инструментов для подготовки документов, поиска информации и автоматизации рутины
Умение быстро разбираться в большом объёме информации и выделять главное

Нам бы хотелось видеть в вас следующие качества:

Способность работать в высоком темпе, с сохранением качества
Адаптивность и быструю реакцию на изменения
Самоорганизованность
Иницииативность и желание сделать лучше
Внимательность к деталям и соблюдение дедлайнов
Любовь к динамичной рабочей среде

Будет плюсом

Опыт работы Executive Assistant, особенно с топ-менеджментом
Опыт в международных компаниях
Опыт в девелопменте, строительстве, недвижимости, гостиничном или ресторанном бизнесе, инвестиционных проектах

Условия

Полная занятость, удаленный формат работы
Испытательный срок — 3 месяца
Заработная плата обсуждается по результатам собеседования
Работа в международной команде над крупными проектами

Как проходит отбор

Мы хотим, чтобы у каждого кандидата был шанс показать себя, даже если в резюме не всё помещается. Поэтому вместо долгих первичных созвонов используем короткую анкету с практическими вопросами о вашем опыте.

После отклика мы пришлём вам ссылку.
Заполнение займёт около 20 минут.
Мы внимательно читаем каждую анкету, а с теми, чей опыт откликнется нам больше всего, свяжемся для интервью.

До встречи!