Начальник отдела документооборота

Ищем самостоятельного и системного специалиста, который возьмет на себя полный контроль документооборота компании и часть функций офис-менеджера.

Задачи:

Документооборот:

— организация и ведение документооборота компании;
— регистрация входящей и исходящей документации;
— ведение реестров и контроль актуальности информации в них;
— организация движения документов между подразделениями;
— контроль передачи документов ответственным сотрудникам;
— контроль маршрутов и сроков внутреннего согласования;
— контроль подписания документов руководством;
— ​​контроль документов у контрагентов и партнеров.

Офис-менеджмент:

— организация текущей административной работы офиса;
— прием и отправка корреспонденции;
— взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами;
— организация доставки и получения документов;
— прием посетителей и представителей контрагентов;
— заказ канцелярии, воды, хозяйственных и иных необходимых для офиса товаров;
— взаимодействие с поставщиками по административным вопросам;
— контроль наличия необходимых офисных запасов;
— решение текущих организационных вопросов офиса.

Что важно:

• опыт работы в документообороте, делопроизводстве, договорном сопровождении или на аналогичной позиции;
• опыт контроля договоров и других документов на разных стадиях согласования будет преимуществом;
• уверенное владение Word и Excel;
• умение вести реестры и работать с большим количеством документов одновременно;
• высокая внимательность к срокам, реквизитам и комплектности;
• системность и организованность;
• самостоятельность;
• настойчивость в контроле сроков и получении обратной связи;
• грамотная письменная и устная речь;
• умение взаимодействовать как с руководителями и сотрудниками компании, так и с представителями контрагентов

Мы предлагаем:

• Работу в развивающейся R&D-компании;
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• Комфортный офис в шаговой доступности от метро ;
• График работы пн-пт 10:00-19:00