Personal Assistant

О роли

Мы ищем проактивного и организованного Личного ассистента, который обеспечит бесперебойную работу офиса и окажет организационную поддержку руководству. Вы станете опорой нашего пространства — возьмёте на себя всё: от документооборота и закупок до организации мероприятий и работы с подрядчиками, — чтобы команда могла сосредоточиться на главном.

Это практическая роль в небольшой динамичной команде, где ваше умение переключаться между задачами, общаться и решать проблемы будет по-настоящему ценно.

Ключевые обязанности:

Обеспечение работы офиса:
- Сканирование, копирование, печать и систематизация документов
- Отправка и получение корреспонденции и документов
- Поддержание порядка и комфорта в офисе на ежедневной основе (чистота, исправность рабочих мест, зон отдыха, кухни)

Административные задачи и закупки:
- Взаимодействие с курьерскими службами, клининговыми, ремонтными и обслуживающими службами
- Контроль и закупка канцелярии, воды, напитков, хозяйственных и иных необходимых для офиса товаров
- Контроль наличия необходимых расходных материалов
- Ведение простых таблиц и реестров для контроля расходов офиса и ведения бюджета
- Оплата коммунальных услуг, работа с поставщиками и подрядчиками, ведение договоров
- Поиск экономичных решений без потери качества

Поддержка руководства и команды:
- Выполнение организационных поручений руководителя
- Взаимодействие с сотрудниками компании по административным вопросам
- Обработка запросов сотрудников, связанных с офисом (оборудование, рабочее место, материалы)
- Взаимодействие с IT по базовым вопросам техники (ноутбуки, мониторы, принтеры)
- Помощь HR в организации онбординга и внутренних коммуникаций
- Организация командировок сотрудников при необходимости

Требования:

- Уверенный пользователь ПК
- Знание Word, Excel, электронной почты
- Английский язык: уровень B2–C1 (Upper-Intermediate–Advanced) — для уверенной коммуникации с иностранными коллегами и поставщиками
- Аккуратность при работе с документами и денежными операциями
- Грамотная устная и письменная речь
- Внимательность
- Ответственность
- Доброжелательность
- Умение переключаться между несколькими текущими задачами

Навыки:

- Высокий уровень ответственности и внимательность к деталям
- Сильные коммуникативные навыки и умение решать проблемы
- Проактивность и способность работать самостоятельно
- Доброжелательное, поддерживающее отношение к коллегам
- Умение работать с несколькими задачами одновременно и расставлять приоритеты

Мы предлагаем:

- Официальное оформление
- Работа в офисе компании
- Конкурентный фиксированный оклад
- Стабильная работа в небольшой команде
- Поддержка личного наставника, руководства и всей команды на всех этапах
- Команда заряженных единомышленников: серьёзный подход к делу и по-настоящему дружеская атмосфера.

Будет преимуществом:

- Опыт работы в премиальном офисе или международной компании
- Знание европейских языков (немецкий, испанский, итальянский, французский и др.)

Для отклика: отправьте резюме и краткое сопроводительное письмо. Будем рады видеть вас в нашей команде!