Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

Поддержка руководителя

Планирование и ведение рабочего календаря руководителя, организация встреч, переговоров и совещаний.

Приём и распределение входящих звонков и корреспонденции, фильтрация информации.

Подготовка писем, служебных записок, презентаций и аналитических справок по запросу руководителя.

Организация командировок: бронирование билетов и гостиниц, оформление виз, подготовка маршрутов.

Протоколирование совещаний и контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками компании.

Выполнение личных поручений руководителя.

Ведение документооборота компании

Организация и ведение общего документооборота: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов.

Подготовка, согласование и учёт приказов, распоряжений, доверенностей, договоров и дополнительных соглашений.

Контроль сроков подписания и возврата документов от контрагентов, ведение реестра договоров.

Формирование дел и передача документов в архив, обеспечение сохранности документов в соответствии с номенклатурой.

Работа в системе электронного документооборота (ЭДО) и с электронной подписью.

Работа с курьерскими и почтовыми службами.

Частичное ведение бухгалтерии

Первичная бухгалтерская документация: выставление счетов, оформление актов, накладных, счетов-фактур, УПД.

Сбор, проверка и систематизация закрывающих документов от поставщиков и подрядчиков.

Ведение авансовых отчётов, учёт представительских и командировочных расходов.

Взаимодействие с главным бухгалтером / бухгалтерской компанией на аутсорсинге: подготовка и передача документов, сверки с контрагентами.

Учёт и контроль оплат по счетам, подготовка платёжных поручений в банк-клиенте (по согласованию с руководителем).

Ведение табеля учёта рабочего времени, помощь в кадровом делопроизводстве (приказы о приёме, отпусках, командировках).

Административно-хозяйственная работа

Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярии, воды, расходных материалов, взаимодействие с арендодателем и обслуживающими организациями.

Встреча гостей и партнёров, организация чая/кофе для переговоров.

Координация работы курьера, водителя, уборщицы.

Помощь в организации корпоративных мероприятий.

Требования:

Высшее или среднее специальное образование (предпочтительно экономическое, бухгалтерское, документоведение или делопроизводство).

Опыт работы помощником руководителя, секретарём, офис-менеджером или делопроизводителем от 2 лет.

Знание основ бухгалтерского учёта, понимание первичной документации, опыт работы в 1С (8.3: Бухгалтерия, Документооборот) — обязательно.

Знание правил делового документооборота, ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов, основ архивного дела.

Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), системы ЭДО (Диадок, СБИС или аналоги), банк-клиент.

Грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета.

Высокий уровень самоорганизации, внимательность к деталям, умение работать с большим объёмом информации и соблюдать конфиденциальность.

Многозадачность, стрессоустойчивость, доброжелательность и инициативность.

Английский язык на уровне Intermediate — будет преимуществом.

Условия:

Оформление по ТК РФ с первого дня, полностью официальная заработная плата.

Заработная плата от 100 000 на руки по итогам собеседования, ежеквартальные премии по результатам работы.

График 5/2, с 10:00 до 19:00, суббота и воскресенье — выходные.

Комфортный офис в центре города, в 5 минутах от метро, оборудованное рабочее место.

Оплачиваемый отпуск 28 календарных дней, оплата больничных листов.