Секретарь-референт руководителя

Москва, улица Ильинка, 6/1с1

Метро: Китай-город

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Оперативное выполнение поручений руководителя (в том числе срочных и конфиденциальных) с полным циклом контроля: от постановки до подтверждения результата.
Координация рабочего графика руководителя: контроль календаря, оперативное внесение изменений при форс‑мажорах.
Организация встреч и совещаний: бронирование переговорных, обеспечение технической готовности, сбор участников.
Ведение документооборота: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль сроков исполнения документов, подготовка проектов писем, справок, служебных записок, согласование и отслеживание статусов.
Контроль исполнения решений и поручений по итогам совещаний: отслеживание сроков, напоминания, подготовка сводок по статусам.
Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними контрагентами по оперативным вопросам, решение организационных моментов.
Поддержание порядка в рабочих процессах: актуализация справочников контактов, шаблонов документов, регламентов взаимодействия, ведение архива и базы текущих задач.

Требования:

Опыт работы секретарём, помощником или референтом от 2 лет (обязательно: работа с плотным графиком руководителя, многозадачность, срочные задачи).
Высокая степень ответственности за результат: умение доводить задачи до конца и отвечать за сроки и качество исполнения.
Оперативность и скорость реакции: готовность быстро обрабатывать входящие запросы, принимать решения в рамках своей зоны ответственности, действовать без промедления.
Организованность и внимание к деталям: аккуратность в документах, отсутствие ошибок в текстах и цифрах, чёткое соблюдение процедур.
Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), системами электронного документооборота и календарями (Google Calendar, Outlook, Яндекс Календарь и т. п.).
Грамотная устная и письменная речь, знание норм деловой переписки.
Будет плюсом
Знание базовых норм делопроизводства и правил оформления документов.
Навык подготовки кратких справок, тезисов, презентаций по материалам руководителя.

Условия:

В сопроводительном письме, пожалуйста, кратко расскажите:
Ваш опыт работы секретарём/помощником руководителя (сколько лет, в какой среде, особенности нагрузки).
Пример ситуации, где вы оперативно решили срочную задачу или предотвратили срыв срока — в 3–4 предложениях.
Какие инструменты и процессы вы использовали для контроля поручений и планирования времени руководителя.