Административный специалист (секретарь и тендеры)

Компания ООО «СИРИУС» — это команда профессионалов с более чем 20-летним опытом работы в автоматизации, системах связи и мониторинга. Наша компания занимается разработкой проектной и рабочей документации, а также оказывает комплексные услуги по реализации проекта: закупка и поставка оборудования, разработка ПО, электромонтажные и пусконаладочные работы, передача объекта в эксплуатацию.

В связи с расширением команды ищем административного специалиста, который поможет нам держать в порядке офисные и документальные процессы, а также будет сопровождать участие компании в тендерах.

Нам нужен человек, который любит порядок, умеет работать с большим количеством документов, внимательно относится к срокам и не боится разобраться в новой задаче.

ВАШИ ЗАДАЧИ:

Административная работа:

• Приём и обработка входящих звонков.

• Ведения документооборота: регистрация писем, составление писем, приказов, доверенностей, архивирование документов, оформление путевых листов, учет ГСМ.

• Обеспечение административной поддержкой офис: заказы канцелярии, воды и мебели, пропуска, взаимодействие с администрацией бизнес-центра.

• Встреча гостей, поддержание порядка, обслуживание кофемашины, организация пространства и контроль мелких бытовых задач, контроль исправности офисной техники.

• Организация командиров: бронирование билетов, жилья, такси.

• Внутренняя логистика: организация курьерской доставки, заказ такси.

• Взаимодействие с внешними подрядчиками (по охране труда, СРО, НОПРИЗ, НОСТРОЙ, учебные центры).

• Выполнение поручений руководителей подразделений.

Тендерная работа:

• Изучать тендерную документацию и требования к участникам.
• Определять перечень необходимых документов.
• Собирать и комплектовать пакет документов для участия.
• Запрашивать недостающие документы у ответственных сотрудников.
• Проверять комплектность и соответствие документов требованиям.
• Загружать заявки и документы на электронные торговые площадки.
• При необходимости готовить и подавать бумажные пакеты документов.
• Контролировать сроки подачи заявок.
• Хранить тендерную документацию.

ОТ ВАС МЫ ОЖИДАЕМ:

• Законченное высшее образование – экономическое, техническое или гуманитарное.

• Опыт работы от 3-х лет в должности офис-менеджера, секретаря. Опыт работы с тендерами обязателен!

• Знание основ делопроизводства и документооборота.

• Навыки эффективного взаимодействия с людьми, хорошие организаторские способности, в т.ч. самоорганизации.

• Грамотная устная и письменная речь, соблюдение делового этикета.

• Уверенный пользователь ПК, MS Office, Bitrix 24.

• Опыт работы с электронными торговыми площадками.

• Умение самостоятельно разобраться в инструкции или большом объёме информации.

В ОТВЕТ МЫ ХОТИМ ВАМ ПРЕДЛОЖИТЬ:

• Официальное оформление с первого дня, полностью белая зарплата.

• +2% к доходу за каждый год работы в компании

• Современный офис на Менделеевской, 9 (м. Выборгская).

• График с 8:00 до 17:00, пятница — сокращённый рабочий день.

• Обеденная зона, кофемашина, столовая на территории.

• Полноценный ввод в должность, наставничество и поддержка от HR.

• Совмещение двух должностей позволит Вам развивать навыки многозадачности и расти в профессии, скучно не будет!

• Мы готовы предоставить Вам обучение для повышения квалификации и возможность применять новые знания на практике!

Вы любите, когда документы на своих местах, сроки под контролем, а задачи не теряются между «сделаю потом» и «ой, а это было нужно сегодня» — будем рады познакомиться.Если Вы дочитали вакансию до конца, напишите в сопроводительном письме номер офиса 201!