Административный специалист

Москва, Замоскворецкая линия, метро Войковская

Метро: Балтийская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

1 Ежедневный контроль функционирования офисных помещений
Поиск оптимальных вариантов размещения сотрудников при перемещении подразделений, организация новых рабочих мест;
Получение обратной связи от сотрудников относительно удобства работы
Взаимодействие с провайдерами по текущим вопросам (обслуживание инженерных систем, клининг, пожарная безопасность, поставки офисных принадлежностей и др), постановка задач в рамках действующих договоров, контроль исполнения;
Контроль проведения ремонтных работ (при необходимости);
Взаимодействие с администрацией бизнес центра по текущим вопросам, подготовка необходимых документов, контроль оплаты счетов, решение орг вопросов;
Текущая поддержка жилых помещений, арендуемых для иностранных сотрудников (клининг, мелкий ремонт, покупка мебели, переезды и др);
Travel support, взаимодействие с провайдерами по организации командировок, участие в автоматизации процесса согласования;
Контроль работы зон reception, обеспечение высокого качества сервиса;
Своевременное предоставление закрывающих документов, мониторинг сроков оплаты счетов;
Приобретение подарков, продукции для корпоративных мероприятий (фуршетов, поздравлений, совещаний);
Участие в бюджетировании расходов на аренду, материалы и оборудование для офиса и жилых помещений, расходов на поездки, и т.д.,
Организация миграционного учета иностранцев, прибывающих по бизнес визам; решение вопросов, связанных с пребыванием иностранных сотрудников в России (организация прохождения медосмотров, дактилоскопия и др).
Участие в проектах по оптимизации документооборота (в основном электронного).
Поручения руководителя в рамках должностных обязанностей, отчётность
Подготовка документов для подачи на тендер по закупкам Административного департамента.
Согласование договоров, дополнительных соглашений в системе 1с.
Ведение документации по охране труда и пожарной безопасности.
Формирование и согласование внутренних политик и положений компаний.

Требования:

Знание английского языка на уровне В2 или выше.
Знание китайского языка будет являться преимуществом.
Опыт работы на позиции офис-менеджера, ресепшиониста, ассистента или личного помощника будет преимуществом.
Внимательность к деталям и проактивная позиция.

Условия:

Карьера в лидере рынка. Вы будете работать в самой быстрорастущей компании российского автопрома, в окружении сильных и увлеченных профессионалов;
Забота о здоровье. После испытательного срока — полис ДМС, включающий стоматологию, и страхование от несчастных случаев;
Формат работы. Мы ценим живое взаимодействие для скорости принятия решений. График 5/2, начало дня в 9:00;
Достойный доход и бонусы. Конкурентная зарплата, дополненная прозрачной системой премирования за результат.