Личный ассистент со знанием английского языка

Мы — международное кадровое агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов Smart&Talented. Более 10 лет мы помогаем сильным ассистентам находить проекты с высоким уровнем задач, сильным окружением и возможностью профессионального роста.

Сейчас мы ищем сильного личного ассистента для руководителя международного уровня.

Руководитель живёт в Испании, много путешествует и одновременно ведёт большое количество личных, семейных и организационных вопросов в России, США и Европе.

Нам нужен универсальный, быстрый и самостоятельный человек, который сможет взять на себя значительную часть личных процессов руководителя: от организации поездок и бытовых вопросов до сложного поиска информации, коммуникации с зарубежными организациями и координации других исполнителей.

Это роль для человека, который умеет быстро ориентироваться в новых ситуациях, не боится незнакомых задач и способен самостоятельно пройти путь от запроса до готового результата.

Здесь особенно важны сообразительность, скорость, внимательность и умение действовать без постоянного контроля.

Что предстоит делать:

Личные и организационные задачи:

• Организовывать поездки, бронирования, трансферы и другие travel-вопросы;
• Решать бытовые и административные задачи в разных странах;
• Искать и структурировать информацию по самым разным запросам руководителя;
• Записывать на услуги, находить специалистов, сервисы и необходимые решения;
• Вести календарь и контролировать важные договорённости;
• Формировать и постепенно развивать базу знаний по личным процессам руководителя.

Семейные задачи:

• Помогать с организационными вопросами, связанными с детьми и семьёй;
• Искать школы, репетиторов, врачей, специалистов и другие необходимые сервисы;
• Взаимодействовать с образовательными учреждениями и университетами в разных странах;
• Вести переписку и телефонные переговоры на английском языке;
• Контролировать сроки, документы, записи и договорённости.

Координация и контроль:

• Самостоятельно выполнять задачи или определять, когда эффективнее передать их подрядчику;
• Искать локальных исполнителей и помощников в разных странах;
• Ставить задачи фрилансерам, консьерж-сервисам и другим подрядчикам;
• Контролировать качество, сроки и результат;
• Следить за тем, чтобы ни одна задача не терялась и была доведена до конца.

Дополнительные задачи:

• Помощь в организации выступлений, мероприятий и конференций;
• Работа с презентациями, таблицами и документами;
• Публикация готовых материалов в социальных сетях;
• Поиск нестандартных решений под личные и организационные запросы руководителя;
• Использование AI-инструментов для ускорения поиска, анализа и выполнения задач.

Что для нас особенно важно:

Мы смотрим не только на предыдущий функционал кандидата, но в первую очередь на то, как человек думает и работает.

Нам важно, чтобы вы:

• Быстро соображали и умели находить решение даже в незнакомой ситуации;
• Обладали высокой работоспособностью и могли работать в хорошем темпе;
• Были самостоятельны и не ждали подробной инструкции по каждой задаче;
• Умели искать информацию и проверять её, а не просто передавать первый найденный вариант;
• Были внимательны к деталям и договорённостям;
• Умели держать одновременно несколько разных задач;
• Не боялись звонков, переговоров и коммуникации с людьми из разных стран;
• Умели правильно расставлять приоритеты;
• Доводили задачи до результата и заранее предупреждали о возможных рисках.

Что потребуется:

• Опыт работы личным ассистентом от 1,5 лет;

• Английский язык B2+ — важно уверенно вести переписку и телефонные переговоры;

• Испанский язык будет преимуществом;

• Уверенное владение AI-сервисами;

• Опыт работы с Google Workspace, Trello и другими инструментами организации задач;

• Готовность быстро осваивать новые сервисы и инструменты.

Условия:

• Полностью удалённый формат работы;

• График 5/2: 11:00–20:00 МСК / 10:00–19:00 по Испании;

• 30 оплачиваемых дней отпуска в год;

• Командировок нет;

• Готовой базы процессов сейчас нет — её предстоит постепенно сформировать вместе с руководителем.

Этапы отбора:

1. Видео-визитка до 1 минуты с ответами на два вопроса:
   — «Чем вы гордитесь в предыдущем опыте?»
   — «Что для вас важно в работе?»

2. Интервью с рекрутером.

3. Тестовое задание на поиск и структурирование информации.

4. Интервью с руководителем.

5. Две оплачиваемые тестовые рабочие недели.

Если вам нравится быстро решать самые разные задачи, самостоятельно искать лучший способ их выполнения и быть человеком, которому действительно можно передать вопрос и получить готовый результат, — будем рады вашему отклику.