Бизнес-ассистент / Помощник руководителя / Операционный координатор

Описание вакансии

Мы - динамично развивающаяся компания в сфере женской одежды и белья.

Создаем продукты для повседневной жизни: белье, утягивающие модели и другие изделия первого слоя, сочетая комфорт, функциональность и современный дизайн.

Мы развиваем ассортимент, тестируем новые продукты и постоянно совершенствуем процессы, чтобы предлагать клиентам качественные и востребованные решения.

Мы ценим прозрачность, согласованность и поддержку в команде, ведь только сообща можно достичь амбициозных целей и сделать продукт, в который влюблены наши клиенты.

Компания активно масштабируется: за последний год мы выросли более чем в 10 раз, увеличилась команда и количество задач. В связи с этим мы открываем позицию Бизнес-ассистента руководителя. Мы ищем человека с выраженным системным мышлением, для которого фиксация, порядок и точность естественный способ работы. Мы ценим гибкость, проактивность, эмпатию и высокий уровень энергии.

Обязанности:

Ведение календаря руководителя: планирование встреч, согласование времени, контроль изменений и пересечений;
Организация и сопровождение рабочих встреч, ведение протоколов и фиксация ключевых договоренностей;
Постановка задач по итогам встреч, передача ответственным и контроль их исполнения и сроков;
Сбор актуальных статусов по задачам и подготовка для руководителя краткой сводки по прогрессу, просрочкам и проблемным вопросам;
Сбор, поиск и структурирование информации и материалов, необходимых руководителю для встреч и принятия решений;
Работа с переписками и чатами: восстановление контекста, поиск нужной информации, систематизация договоренностей;
Внедрение и использование ИИ-инструментов: для поиска, анализа, структурирования информации, подготовки материалов;
Ведение рабочих реестров, базы знаний и регламентов, поддержание информации в актуальном состоянии;
Выполнение личных поручений руководителя - 10-20% задач.

Требования:

Опыт работы бизнес-ассистентом или ассистентом руководителя от 3 лет обязателен;
Высокий уровень системности и организованности: умеете держать под контролем большое количество задач, сроков и договоренностей;
Практический опыт работы с ИИ-инструментами и понимание, как их использовать для повышения эффективности работы;
Грамотная устная и письменная речь, умение кратко и понятно доносить информацию;
Спокойно реагируете на срочные вводные, но не даете им стать нормой;
Обладаете гибкостью в принятии решений и способностью быстро перестраивать приоритеты при смене данных;
Проактивность и самостоятельность: не просто фиксировать задачи, а заранее замечать риски, конфликты и возможные просрочки;
Развитые навыки коммуникации: умение корректно взаимодействовать с сотрудниками и руководителями разных подразделений;
Уверенное владение CRM-системами (преимущественно YouGile и Bitrix24), Google Таблицами, Excel, календарями и мессенджерами;
Знание и опыт работы с личными кабинетами Wildberries / Ozon, опыт в e-commerce будем Вашим преимуществом.

Условия:

Своевременная оплата труда: фиксированный оклад + KPI;
Полностью удаленный формат работы;
Рабочий график с 9:00 до 18:00 по Москве - мы ценим личное время сотрудников, поэтому все рабочие вопросы решаются строго в рабочее время;
Понятная система мотивации и прозрачные критерии оценки эффективности;
Возможность напрямую работать с руководителем и глубоко погрузиться в процессы управления бизнесом;
Предсказуемый рабочий процесс: мы планируем задачи заранее, а режим "срочно" является исключением, а не нормой;
Введение в должность и поддержка от руководителя в период адаптации;
Работа в команде, в которой ценят инициативность и ответственность за результат.