Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant — Event & MICE

Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant — Event & MICE

YAKOVLEV GROUP — event & MICE-агентство, специализирующееся на организации корпоративных мероприятий, конференций, стратегических сессий, VIP-мероприятий и выездных проектов в России и за рубежом.

Мы ищем бизнес-ассистента собственника, который станет моей правой рукой и поможет мне эффективно управлять рабочим календарём, встречами, поездками, мероприятиями, бизнес-клубом и частью операционных задач компании.

Меня зовут Яковлев Роман Сергеевич, я предприниматель и собственник YAKOVLEV GROUP.

Мне нужен не классический секретарь, а сильный бизнес-ассистент, который умеет самостоятельно организовывать процессы, держать под контролем большое количество задач, быстро ориентироваться в меняющейся ситуации и доводить поручения до результата.

Основные задачи

Календарь и встречи

• ведение и актуализация рабочего календаря собственника;
• планирование и назначение встреч;
• организация Zoom-встреч и онлайн-конференций;
• напоминание о важных встречах, задачах и дедлайнах;
• подготовка информации к встречам;
• фиксация договорённостей и контроль их дальнейшего исполнения.

Мероприятия и публичная активность

• поиск интересных деловых и профессиональных мероприятий;
• регистрация собственника на конференции, форумы, выставки и другие события;
• коммуникация с организаторами;
• организация участия собственника в мероприятиях;
• ведение переговоров по поводу выступлений и участия в качестве спикера;
• ведение календаря мероприятий;
• организационная поддержка до, во время и после мероприятий.

Event & MICE

В задачи будет входить:

• ведение календаря инспекций;
• организация и координация инспекций площадок;
• коммуникация с отелями, ресторанами, площадками и подрядчиками;
• организация инспекционных поездок по России и за рубежом;
• сбор и структурирование информации по площадкам;
• помощь в подготовке презентаций и материалов;
• контроль организационных вопросов по текущим проектам.

Travel-поддержка

• организация деловых поездок;
• подбор и бронирование перелётов;
• подбор отелей;
• организация трансферов;
• составление подробного travel-плана;
• контроль всех деталей поездки;
• оперативное решение возникающих вопросов во время путешествий.

Операционные задачи

• выполнение текущих поручений собственника;
• поиск и анализ необходимой информации;
• помощь в структурировании процессов;
• работа с внутренними регламентами компании;
• другие организационные задачи, которые помогают собственнику экономить время и концентрироваться на развитии бизнеса.

Бизнес-клуб

Отдельное направление работы — организационная поддержка и ведение бизнес-клуба собственника.

В задачи входит:

• организация встреч участников;
• ведение календаря мероприятий клуба;
• коммуникация с участниками;
• регистрация гостей;
• организационная поддержка встреч;
• коммуникация со спикерами и партнёрами;
• контроль всех организационных вопросов.

Формат работы

Первые 2 месяца

На этапе адаптации нам важно максимально быстро погрузить человека в бизнес.

Поэтому первые два месяца работа проходит в гибридном формате — 2–3 раза в неделю необходимо присутствовать в офисе.

Это позволит:

• познакомиться с командой;
• разобраться в структуре компании;
• погрузиться в текущие проекты;
• изучить внутренние регламенты;
• понять специфику работы собственника;
• выстроить эффективную коммуникацию;
• научиться самостоятельно решать типовые задачи.

После адаптации

После успешного прохождения адаптационного периода работа становится более гибридной/удалённой.

При этом присутствие в офисе остаётся обязательным — ориентировочно 2 раза в неделю.

Офис YAKOVLEV GROUP находится в Москве, Причальный проезд.

Кого мы ищем

Наш идеальный кандидат:

• имеет опыт работы в event / MICE-индустрии от 1–3 лет, предпочтительно от 3 лет;
• понимает специфику организации мероприятий;
• имеет опыт организации поездок и мероприятий;
• умеет работать одновременно с большим количеством задач;
• свободно коммуницирует с людьми разного уровня;
• владеет английским языком на уровне, позволяющем уверенно общаться с иностранными партнёрами;
• готов к гибридному формату работы;
• уверенно пользуется Zoom, Google, Чат GPT / Microsoft Office и другими рабочими инструментами.

Личные качества

Нам особенно важны:

Проактивность.
Не ждать указаний на каждый шаг, а самостоятельно видеть задачи и предлагать решения.

Системность.
Уметь организовать большое количество информации, задач, встреч и дедлайнов.

Высокая скорость работы.
Event-индустрия — это динамика и постоянные изменения.

Внимательность к деталям.
В этой работе нет мелочей: время встречи, билет, трансфер, адрес площадки или бронь должны быть проверены.

Коммуникабельность.
Вам предстоит много общаться с руководителями компаний, организаторами мероприятий, отелями, ресторанами, площадками и подрядчиками.

Стрессоустойчивость.
Планы могут меняться в последний момент — важно спокойно и быстро находить решение.

Самостоятельность.
Мы ищем человека, которому можно поставить задачу и получить готовый результат.

Конфиденциальность и лояльность.
Ассистент будет иметь доступ к большому объёму рабочей информации, поэтому доверие и конфиденциальность являются обязательными.

Готовность быть на связи.
Это позиция с высокой степенью вовлечённости. Некоторые вопросы могут возникать за пределами стандартного рабочего времени.

Что мы предлагаем

Работа непосредственно с собственником бизнеса и возможность глубоко погрузиться в предпринимательство и event/MICE-индустрию.

У вас будет возможность:

• посещать мероприятия и проекты, которые организует YAKOVLEV GROUP;
• посещать концерты и крупные события;
• фотографироваться с артистами и хедлайнерами мероприятий;
• посещать выставки, конференции и закрытые мероприятия;
• ездить на инспекции по России и за рубеж;
• посещать лучшие отели, площадки и рестораны;
• знакомиться с представителями крупных компаний;
• участвовать в работе бизнес-клуба;
• расширять собственную сеть профессиональных контактов;
• получать уникальный практический опыт в event/MICE;
• расти вместе с компанией и постепенно брать на себя больше ответственности.

Это работа для человека, который хочет находиться внутри индустрии, видеть её изнутри и быть непосредственно рядом с собственником бизнеса.

Этапы отбора

Мы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве, поэтому отбор проходит в несколько этапов.

1. Знакомство в Zoom

Первичное интервью и знакомство.

Обсудим ваш опыт, предыдущие проекты, мотивацию, ожидания и формат работы.

2. Тестовое задание

Небольшая практическая задача, максимально приближенная к реальной работе.

Нам важно увидеть вашу логику, внимательность, самостоятельность, скорость и способность находить решения.

3. Тестовый период — 3–5 рабочих дней

После успешного прохождения интервью и тестового задания мы предлагаем 3–5 дней совместной работы.

За это время обе стороны смогут понять, насколько нам комфортно работать вместе и подходим ли мы друг другу.

4. Заключение контракта

Если после тестового периода мы понимаем, что подходим друг другу, заключаем договор и начинаем полноценную работу.

Важно

Это не работа классического секретаря с набором однотипных задач.

Это позиция для человека, которому интересно:

• предпринимательство;
• event и MICE;
• мероприятия и концерты;
• путешествия;
• деловые коммуникации;
• новые знакомства;
• работа с собственником бизнеса;
• высокая динамика и большое количество разнообразных задач.

Если вам нравится находиться в центре событий, вы быстро думаете, умеете организовывать людей и процессы и хотите получить уникальный опыт работы непосредственно с собственником — будем рады познакомиться.

Откликайтесь — сначала встретимся в Zoom.