Офис-менеджер / Ассистент руководителя (офис А-класс)

Крупная федеральная FoodTech-компания приглашает в команду офис-менеджера - ответственного организатора, способного обеспечивать бесперебойную работу офиса, выстраивать административные процессы и поддерживать руководителя и команду в ежедневных задачах.

Обязанности:

• Контроль запасов канцтоваров, хозтоваров, воды, продуктов для кухни; своевременные закупки;
• Взаимодействие с подрядчиками (клининг, вода, курьеры, кофемашина и т.д.);
• Взаимодействие с арендодателем и управляющей компанией БЦ: подача заявок, работа с актами и документами по аренде;
• Поддержка корпоративных мероприятий, поздравление сотрудников на праздники/дни рождения;
• Организация питания в офисе: заказ обедов, сбор заявок от сотрудников, работа со службами доставки;
• Приём и распределение входящей корреспонденции;
• Ведение реестров договоров, счетов, работа с базой 1С; передача документов в бухгалтерию;
• Маркировка рекламной продукции, получение и передача токенов (erid) ответственным сотрудникам;
• Подача отчётности и аналитики по размещениям в кабинет ОРД в установленные сроки;
• Встреча гостей, чай/кофе, сопровождение до переговорной;
• Информирование сотрудников о новостях, изменениях, внутренних правилах (ведение корпоративной беседы);
• Ведение календаря руководителя, согласование и организация встреч;
• Организация командировок: билеты, гостиницы, трансферы, визовая поддержка;
• Заказ такси, курьеров, доставки;
• Выполнение поручений руководителя, в том числе личного характера;
• Подготовка рабочего места для новых сотрудников, выдача пропусков, канцелярии;
• Работа с подотчётными средствами, сбор и сдача чеков.

Требования:

• Опыт работы секретарем / офис-менеджером от 1го года;
• Умение систематизировать и планировать;
• Знание английского будет Вашим преимуществом;
• Самостоятельность - любое поручение должно быть выполнено без напоминаний в оговоренный срок;
• Умение искать информацию, анализировать, находить пути решения задач;
• Грамотная устная и письменная речь.

Личные качества:

• Общительность, обладание организаторскими способностями;
• Опрятность;
• Доброжелательность, тактичность;
• Строгая конфиденциальность всей внутренней информации;
• Знание делового этикета, вежливость, внимательность, пунктуальность.

Условия:

• Формат. Работа в центре города в комфортабельном офисе бизнес-класса (5 минут от ст. м. Адмиралтейская);
• Офисный формат, с 10:00 до 19:00 + обязательно быть на связи;
• Корпоративная культура. Отзывчивый и открытый молодой коллектив, поддержка на всех этапах работы;
• Мы готовы вносить изменения, трансформироваться и улучшаться, динамичный темп сопровождает наш рабочий день;
• Отсутствие строго дресс-кода (но важно помнить, что вы - лицо компании для гостей офиса);
• Развитие. Возможность карьерного роста: Для кандидатов с навыками SMM предусмотрено участие в создании контента и ведении соцсетей. Формат и оплата обсуждаются;
• Заработная плата по итогам собеседования;
• ДМС после прохождения испытательного срока. Мы заботимся о своих сотрудниках;
• Скидки на продукцию компании, частичная компенсация питания, участие в дегустациях, мы приобретаем вкусный кофе, закуски, десерты для коллектива. Яркие корпоративы, поздравления на день рождения от коллектива и компании, подарки на праздники.