Офис-менеджер/администратор офиса

О компании:
ООО "ТОП Групп" — динамичная компания, где ценят каждого сотрудника. Мы ищем не просто администратора, а настоящего хозяйственника, который возьмет на себя полное управление офисной жизнью, создаст уют и станет надежной опорой для всего коллектива.

Обязанности:

Полное ведение административно-хозяйственной деятельности компании:

• Поддержание порядка на рабочих местах, в переговорных, кухонной и кофейной зонах.

• Самостоятельные закупки и контроль запасов (канцелярия, вода, кофе/чай, молоко, сладости, хозтовары, посуда, расходники для оргтехники).

• Ведение бюджета хозяйственных расходов: планирование на неделю, месяц, квартал, год, анализ затрат, поиск оптимальных поставщиков.

• Контроль своевременной оплаты счетов за аренду, коммунальные услуги, интернет, клининг, обслуживание техники и прочую инфраструктуру.

• Взаимодействие с арендодателем и управляющей компанией БЦ по техническим и хозяйственным вопросам.

• Организация новых рабочих мест (совместно с системным администратором: заказ мебели, компьютеров, телефонии, канцелярского набора для новичков).

• Уход за офисными растениями, контроль работы принтеров/сканеров/кофемашин.

Организация командировок для всех сотрудников компании:

• Бронирование авиа- и ж/д билетов, гостиниц, трансферов для поездок сотрудников.

• Подготовка необходимых документов (командировочные удостоверения, страховки, визовая поддержка при необходимости).

• Контроль предоставления авансовых отчётов и взаимодействие с бухгалтерией по командировочным расходам.

Организация корпоративных мероприятий и внутренних событий:

• Непосредственное участие и помощь СММ-отделу в планировании и проведении корпоративов (дни рождения компании, Новый год, тимбилдинги, выездные встречи).

• Подбор площадок, кейтеринга, подрядчиков, составление сметы и контроль бюджета событий.

• Самостоятельная организация поздравлений сотрудников с днём рождения и важными праздниками (заказ подарков, цветов, оформление офиса, проведение небольших чествований).

• Формирование позитивной атмосферы и поддержка внутренних традиций компании.

Административная поддержка коллектива:

• Приём и распределение входящих звонков, работа с корреспонденцией (почта, курьеры).

• Встреча гостей и партнеров (организация кофе-брейков, подготовка переговорных).

• Выполнение личных поручений руководителя (не связанных с командировками).

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером / администратором от 3 лет. Обязательно: самостоятельное ведение закупок и бюджета.

• Настоящий «хозяин офиса» — вы замечаете проблемы до того, как на них укажут, и умеете их оперативно решать.

• Опыт организации мероприятий (корпоративов, поздравлений) — от идеи до воплощения.

• Умение работать с поставщиками, арендодателем, подрядчиками — навыки деловой переписки и устных переговоров.

• Проактивность: вы не ждете указаний, а предлагаете улучшения, оптимизируете процессы, экономите бюджет.

• Отличное владение ПК: Excel (сводные, бюджеты), Word, почтовые клиенты, мессенджеры.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Многозадачность, стрессоустойчивость, внимательность к деталям.

• Готовность к ненормированным нагрузкам в дни мероприятий или сезонных праздников (с компенсацией отгулами)

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00.
• Испытательный срок: 3 месяца.
• ДМС + корпоративная мобильная связь.
• Комфортный офис в Бизнес-центре с удобной транспортной доступностью.
• Развозка от м. Елизаровская (10–15 минут).
• Парковочное место для тех, кто приезжает на автомобиле.
• Регулярные корпоративные выезды, тимбилдинги и праздники.

• Дополнительно: Возможность профессионального обучения и аттестации за счет компании.

​​​​​​