Координатор по документообороту

Adviros и наш клиент, американская компания, крупный производитель фармацевтических, санитарно-гигиенических, косметических товаров, а также медицинского оборудования, ищет активного сотрудника на позицию Координатор по документообороту.

Обязанности:

• Своевременная и качественная обработка запросов внутренних клиентов вверенного региона/ направления отдела продаж и отдела маркетинга по документообороту с поставщиками, оптиками, клиниками, контрагентами компании;
• Обеспечение соблюдения всех процедур документооборота;
• Обеспечение возможности быстрого доступа к необходимой информации и документации сотрудникам сектора;
• Внесение договоров, приложений и дополнительных соглашений в систему Directum для согласования;
• Внесение договоров, приложений и дополнительных соглашений в систему ICD;
• Своевременное заведение РО в системах Directum и e-MarketPlace;
• Своевременная передача полного комплекта корректных документов на оплату в бухгалтерию (Tax reconcilers и Cash Applications);
• Коммуникация с клиентами/менеджерами/поставщиками по вопросу формирования и подписания закрывающих документов;
• Формирование полного пакета закрывающих документов для проведения оплаты;
• Коммуникация с клиентами/менеджерами по переводу контрагента на электронный документооборот и настройка обмена документами;
• Анализ и минимизация ошибок в предоставленных документах;
• Своевременное прохождение тренингов;
• Своевременное предоставление данных сотрудникам финансового отдела для корректного отображение расходов;
• Актуализация данных в дэшбордах на ежедневной основе;
• Заполнение мастер-данных по клиентам для автоматического формирования закрывающих документов;
• Своевременная отправка Уведомлений о проведённых взаимозачётах клиентам;
• Консультирование сотрудников по вопросам оплат и предоставления документов;
• Обработка запросов по вопросу предоставления документов для аудита;
• Взаимодействие с курьерской службой по вопросам отправки и получения документов.

Требования:

• Опыт административной работы и работы с документами не менее 2-х лет;
• Уверенный пользователь офисных приложений( отличные знания Excel);
• Английский язык на уровне B1;
• Знание документооборота;
• Опыт работы с большим количеством документов\контрагентов\программ;
• Ответственность, аккуратность, пунктуальность;

Условия:

• Трудоустройство по ТК РФ (аутсорсинг Adviros);
• График работы: пн-пт 9:00-18:00, после испытательного срока возможен гибрид по согласованию 3 дня офис/2 дня дома;
• Компенсация питания, корпоративная сим-карта, ДМС;
• Уютный офис в БЦ "Крылатские Холмы".

Откликайтесь на нашу вакансию и мы свяжемся с Вами в ближайшее время!