Бизнес-ассистент Генерального Директора

"Умные окна" — развивающаяся компания в сфере остекления. В компании около 50 сотрудников в офисной команде: отдел продаж, сервис и клиентское сопровождение.

У нас не скучная формальная должность “просто помощника”. В компании много живых процессов: продажи, адаптация сотрудников, клиентский сервис, документы, регламенты, таблицы, внутренние проекты и задачи руководителя.

В нашу компанию требуется бизнес-ассистент руководителя — человек, который который хочет участвовать в бизнес-процессах и будет помогать Генеральному директору и команде в рабочих задачах компании.

Важно: задачи не связаны с бытовыми поручениями, личными покупками или сопровождением личной жизни руководителя.

Чем предстоит заниматься:

• фиксировать поручения руководителя;
• контролировать сроки;
• напоминать ответственным о задачах;
• собирать статусы;
• показывать, что сделано, что зависло и где нужна помощь руководителя.

• готовить таблицы, списки, чек-листы, инструкции и внутренние документы;
• приводить информацию в понятный вид;
• оформлять рабочие материалы в Google Docs, Google Sheets, Excel;
• помогать наводить порядок в документах и процессах.

• запрашивать информацию у сотрудников;
• уточнять детали по задачам;
• фиксировать договоренности;
• передавать задачи между отделами;
• помогать руководителю держать процессы под контролем.

• помогать с размещением вакансий;
• работать с откликами и сообщениями кандидатам;
• готовить материалы для собеседований;
• помогать оформлять документы по кандидатам;
• участвовать в подготовке выхода новых сотрудников и адаптации.

• помогать запускать и сопровождать рабочие процессы;
• искать информацию и варианты решений;
• собирать данные для принятия решений;
• помогать в задачах продаж, клиентского сервиса, маркетинга, документооборота и других направлений.

Что для нас важно:

• инициативность, самостоятельность и готовность брать ответственность за результат своей работы;
• грамотная письменная речь и спокойная деловая коммуникация;
• умение структурировать информацию;
• уверенная работа с таблицами и документами;
• умение задавать уточняющие вопросы;
• умение доводить начатое до результата.

Что будет плюсом:

• опыт помощником руководителя / бизнес-ассистентом / координатором проектов / офис-менеджером с расширенными задачами;
• опыт подготовки документов, инструкций, чек-листов, таблиц;
• опыт контроля задач и коммуникации с сотрудниками;
• опыт участия в найме, адаптации или внутренних проектах;
• умение пользоваться ChatGPT или другими ИИ-инструментами для рабочих задач.

Условия:

• работа напрямую с Генеральным директором;
• участие в реальных бизнес-процессах компании;
• возможность быстро получить практический опыт в управлении бизнес-процессами;
• обучение внутренним инструментам и специфике компании;
• офисный формат работы с возможностью выхода удаленно;
• оборудованная кухня со всем необходимым;
• рабочий график 5/2 с 10 до 19;
• возможность карьерного и зарплатного роста с повышением ответственности и влияния на результаты компании;
• яркая корпоративная жизнь: проводим корпоративы 2 раза в год.

Если желаешь присоединится к нам в команду, то мы уже ждем твой отклик!-)