Бизнес-ассистент

Производственная компания ищет бизнес-ассистента руководителя с функцией офис-менеджера.
Нам нужен человек, который станет правой рукой директора в операционных вопросах и поможет держать под контролем задачи, сроки и договоренности внутри компании.
Это не позиция «секретаря с поручениями». Важная часть работы — управленческий контроль и работа с информацией: вовремя собрать данные, понять статус задач, напомнить ответственным, зафиксировать результат и своевременно подсветить директору отклонения.

Основные задачи.
1. Контроль задач руководителя и компании:

• фиксировать задачи, договоренности и поручения директора;
• контролировать сроки и статусы выполнения;
• регулярно запрашивать информацию у ответственных сотрудников;
• напоминать о приближении сроков;
• выявлять просрочки и причины невыполнения;
• эскалировать директору проблемные вопросы;
• контролировать, чтобы задача была не просто «в работе», а доведена до конкретного результата.

2. Сбор информации для директора:

• оперативно собирать необходимые данные от подразделений и сотрудников;
• готовить для директора сводную информацию по текущим вопросам;
• контролировать предоставление отчетов и необходимых документов;
• структурировать информацию так, чтобы руководитель мог быстро принять решение;
• вести реестр ключевых задач, сроков и ответственных.

3. Контроль KPI и результатов:

• собирать фактические показатели по KPI сотрудников/подразделений;
• контролировать соблюдение сроков выполнения KPI-задач;
• вести таблицу план/факт;
• своевременно информировать директора об отклонениях;
• помогать руководителю видеть общую картину по выполнению задач и показателей.

4. Организация работы офиса:

• обеспечивать административную работу офиса;
• контролировать наличие необходимых материалов, документов и хозяйственных ресурсов, в том числе для новых сотрудников;
• взаимодействовать с подрядчиками и поставщиками по административным вопросам;
• организовывать встречи, совещания и рабочие мероприятия;
• вести документооборот и деловую переписку в рамках зоны ответственности.

5. Организационная поддержка директора:

• вести календарь и рабочие встречи руководителя;
• готовить материалы к встречам и совещаниям;
• фиксировать договоренности по итогам встреч;
• контролировать выполнение принятых решений;
• при необходимости самостоятельно координировать взаимодействие между сотрудниками.

Нам нужен человек, который:

• умеет держать в голове и в системе много задач одновременно;
• не боится напоминать руководителям и сотрудникам о сроках;
• умеет задавать вопросы: «Что сделано?», «Что осталось?», «Когда будет результат?»;
• не ждет, пока ему несколько раз напомнят о его собственной задаче;
• умеет работать с таблицами, цифрами и отчетностью;
• внимателен к деталям, но при этом видит общую картину;
• умеет отделять действительно важное от второстепенного;
• спокойно работает в ситуации, когда одновременно возникает несколько срочных задач;
• обладает высокой личной организованностью и ответственностью;
• умеет корректно, но настойчиво добиваться выполнения договоренностей.

Будет преимуществом:

• опыт работы бизнес-ассистентом руководителя, координатором, офис-менеджером, помощником директора или руководителя проекта;
• опыт контроля KPI, отчетности или проектных задач;
• опыт работы в производственной или проектной компании;
• уверенный Excel / Google Таблицы;
• понимание принципов постановки и контроля задач;
• опыт работы с CRM, Битрикс-24, таск-трекерами или корпоративными системами учета.

Мы предлагаем:

• работу непосредственно в связке с директором;
• возможность влиять на организацию управленческих процессов компании;
• понятную зону ответственности и измеримый результат работы;
• оформление и стабильную работу в развивающейся компании;

Как будем оценивать результат работы:
Для нас важно не количество отправленных напоминаний, а результат:
задачи зафиксированы → ответственные определены → сроки понятны → информация собрана → отклонения выявлены → задачи доведены до результата.

Если вам нравится порядок, контроль, работа с информацией и ощущение, что благодаря вам руководителю не приходится держать всё в голове, будем рады познакомиться.