Офис-менеджер

Адвокатское бюро Санкт-Петербурга «Инмарин» приглашает на работу офис-менеджера — ассистента небольшой профессиональной команды. Мы 16 лет оказываем юридическую помощь и услуги морского посредничества для индустрии морского и речного транспорта.
Это ключевая административная позиция и первая точка контакта для доверителей и контрагентов. Ваша задача — обеспечивать готовность офиса, оперативно обрабатывать обращения, вести документооборот и помогать главному бухгалтеру с учетом, систематизацией и хранением первичных документов.

Как будет проходить рабочий день и что нужно делать

• В 10:00 открыть офис: включить освещение и аквариум, открыть жалюзи, проверить интернет, телефонию, баланс корпоративной связи и оргтехнику; встречать уборщицу, аквариумиста, поставщиков и доставки.
• Принимать звонки, письма, сообщения и посетителей; по пропущенному звонку перезванивать в течение 10 минут, на письмо отвечать не позднее четырех рабочих часов.
• Проводить первичное интервью: фиксировать ФИО, компанию, должность, контакты, предмет и источник обращения, а при наличии флота — названия и IMO судов; регистрировать обращение в Мегаплане и передавать профильному адвокату или брокеру.
• Сообщать утвержденные сведения о видах помощи релевантном опыте, часовых ставках и минимальных авансах;
• Согласовывать консультации, встречи и видеоконференции, вести календарь, готовить переговорную, пропуска и документы на подписание; каждый четверг к 16:00 формировать пакет документов на подпись управляющему партнеру и в оплату бухгалтеру.
• Создавать бумажные и электронные папки доверителей и поставщиков; запрашивать реквизиты, заполнять по шаблону заявления о присоединении и поручения, организовывать регистрацию, подписание, отправку и возврат документов.
• Ежедневно проверять Диадок, СБИС, электронную почту и Мегаплан; регистрировать и сканировать документы, правильно называть файлы и размещать их в папках.
• Принимать и проверять счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры и акты сверки: реквизиты, даты, номера, суммы, НДС, договоры, подписи, печати и соответствие фактически заказанному и полученному.
• Собирать документы поставщиков с 1-го по 22-е число, готовить счета к платежным дням, запрашивать исправленные и отсутствующие документы, контролировать оплату и получение закрывающих документов.
• В режиме реального времени вести Excel-реестры счетов и актов доверителей, документов поставщиков и возмещаемых расходов; оформлять документы по госпошлинам и авансовым отчетам. При наличии доверенности или МЧД подписывать разрешенные документы первичного бухгалтерского учета.
• Поддерживать запас канцтоваров, бумаги, картриджей, воды, продуктов, хозяйственных материалов и визиток; контролировать связь, интернет и оргтехнику, организовывать устранение неисправностей и работу регулярных поставщиков.
• Вести входящую, исходящую и судебную корреспонденцию, работать с Почтой России и курьерами; оформлять командировки, заказывать билеты, гостиницы и такси, получать закрывающие документы.
• Ежедневно направлять управляющему партнеру короткий отчет, еженедельно — список незакрытых вопросов.

Полноценный бухгалтерский и налоговый учет, расчет зарплаты и налогов, отчетность, клиент-банк и платежные поручения в обязанности не входят.

Что для нас важно

• Опыт офис-менеджером или администратором от трех лет и практический опыт работы с первичными документами; желателен опыт в юридической фирме или с требовательными корпоративными клиентами.
• Образование в области права, финансов, документоведения или менеджмента; уверенный Excel (формулы, списки, фильтры), МФУ, сканер и электронная подпись; Диадок желателен, знание 1С не обязательно.
• Английский B2, грамотная устная речь и деловая переписка, аккуратный деловой внешний вид, конфиденциальность, ответственность, скрупулезность и способность доводить вопросы до результата; рекомендации обязательны, предусмотрена проверка службы безопасности.

Как мы оцениваем результат
• Офис открыт и готов к работе к 10:00; нет необработанных звонков, писем и обращений в Мегаплане.
• Документы зарегистрированы, отсканированы и сохранены в день поступления, расходы внесены сразу; счета и закрывающие документы собраны к установленным датам.
• В офисе нет перебоев из-за отсутствия материалов, связи или неисправности техники; отчеты и перечень незакрытых вопросов направляются вовремя.

Условия
• Только офис: Санкт-Петербург, площадь Морской Славы, 1; график 5/2, 10:00–19:00; фиксированный обед 14:00–15:00.
• Оформление по ТК РФ; испытательный срок три месяца; 60 000–80 000 рублей на руки по опыту и квалификации, выплаты 10-го и 25-го числа, премия и индексация.
• Оплата мобильной связи, компенсация транспорта или парковки по внутренним правилам; рабочее место на ресепшене, компьютер, вода, фрукты и снеки; отпуск 28 дней; автобус и троллейбус — в пяти минутах от офиса.

Почему «Инмарин»
Небольшая профессиональная команда и прямое взаимодействие с управляющим партнером; бутиковая нишевая практика на стыке юридической помощи и морского посредничества; нет массового потока посетителей и документов, при этом результат работы хорошо заметен.