Офис-менеджер

Требования к офис-менеджеру

Компания приглашает офис-менеджера для организации бесперебойной и комфортной работы офиса, расположенного в центре города, в «золотом квадрате».

Основные обязанности

• Организация ежедневной работы офиса и поддержание порядка в офисных помещениях.
• Контроль наличия и своевременное пополнение запасов воды, чая, кофе, продуктов и расходных материалов для кухни.
• Закуп хозяйственных товаров, санитарно-гигиенических средств, туалетной бумаги и других необходимых расходных материалов.
• Закуп и учёт канцелярских товаров.
• Контроль работы уборщицы и качества уборки офиса.
• Контроль исправности мебели, освещения, сантехники, оргтехники и другого офисного оборудования.
• Организация мелкого ремонта офиса, мебели и техники, вызов и координация работы мастеров и сервисных организаций.
• Взаимодействие с арендодателем, управляющей компанией, коммунальными и обслуживающими организациями по текущим вопросам.
• Приём и отправка корреспонденции, документов и посылок.
• Взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами, организация доставки документов.
• Организация работы ресепшн: встреча посетителей, регистрация гостей, приём и распределение входящих звонков.
• Подготовка переговорных комнат к встречам, обеспечение гостей водой, чаем и кофе.
• Оказание руководству и сотрудникам технической помощи: печать, копирование, сканирование документов, подготовка электронных файлов, организация видеоконференций и решение несложных вопросов с офисной техникой.
• Бронирование переговорных комнат, координация встреч и совещаний.
• Заказ пропусков, такси, билетов, гостиниц и иных услуг по поручению руководства.
• Получение счетов и закрывающих документов от поставщиков, передача их в бухгалтерию.
• Ведение учёта расходов на содержание офиса и подготовка авансовых отчётов.
• Поиск поставщиков, получение коммерческих предложений и выбор оптимальных условий закупки.
• Выполнение иных организационных и административных поручений руководства, связанных с обеспечением работы офиса.

Квалификационные требования

• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Опыт работы офис-менеджером, администратором или секретарём — желательно от 1 года.
• Уверенное владение Microsoft Office, электронной почтой, сканером, принтером и другой офисной техникой.
• Навыки ведения деловой переписки и работы с документами.
• Грамотная устная и письменная речь на казахском и русском языках.
• Умение работать с поставщиками, курьерскими службами и обслуживающими организациями.
• Навыки организации встреч и приёма посетителей.
• Готовность самостоятельно решать текущие хозяйственные и организационные вопросы.

Личные качества

• Ответственность и исполнительность.
• Организованность и внимательность.
• Хозяйственность и практичный подход к расходам.
• Доброжелательность, вежливость и аккуратный внешний вид.
• Оперативность и умение находить решение текущих вопросов.
• Пунктуальность и соблюдение деловой этики.
• Умение сохранять конфиденциальность.
• Способность одновременно выполнять несколько задач и правильно определять приоритеты.

Условия

• График: 5/2, с [09:00] до [18:00].
• Официальное трудоустройство.
• Комфортный офис: [адрес/район].
• Дружный коллектив и комфортная рабочая атмосфера.
• Стабильная заработная плата и своевременные выплаты.