Менеджер программ/Координатор

Мы — благотворительный фонд BASIS. Мы поддерживаем науку и образование, развиваем грантовые программы для исследователей и стипендиальные программы для талантливых студентов.

Сейчас мы ищем в команду Менеджера программ. Это ключевой сотрудник, на котором держится вся операционная работа «от и до»: от технического аудита заявок на гранты до координации Летней школы непосредственно на площадке.

Если вы умеете системно мыслить, любите порядок в документах, умеете договариваться с подрядчиками, не боитесь работы «на ногах» и хотите помогать развитию науки — мы ждем вас!

Обязанности:

Блок 1. Администрирование грантовых и стипендиальных конкурсов

• Работа с заявителями, стипендиатами и грантополучателями: консультирование заявителей по условиям конкурсов, ведение базы данных, взаимодействие с получателями поддержки Фонда.
• Технический аудит: проверка заявок после дедлайна на соответствие формальным критериям.
• Подготовка работы Экспертного совета: формирование сводных таблиц для экспертов, организация заседаний (очно/онлайн).
• Документооборот и выплаты: контроль заполнения документов победителями, проверка бумажных договоров в офисе, комплектация пакетов документов для выплат.

Блок 2. Организация Ежегодной Летней школы (совместно с физфаком МГУ)

• Поиск подрядчиков и расчеты: сбор коммерческих предложений, подбор площадок (отелей, баз отдыха с лекционными залами и оборудованием), первичные переговоры и подготовка черновиков договоров.
• Логистика и координация: организация проезда для участников и лекторов, заказ трансферов, формирование списков расселения, согласование меню с администрацией площадки.
• Программа проекта: разработка и организация развлекательной части (квизы, экскурсии, банкет), заказ мерча и раздаточных материалов.
• Работа на площадке: координация заезда, контроль тайминга лекций и питания, проверка оборудования в залах, оперативное решение бытовых вопросов участников.
• Закрытие проекта: сбор первичных закрывающих документов (акты, счета-фактуры) от всех подрядчиков.

Блок 3. Участие в бюджетировании и отчетности

• Расчет необходимых денежных средств под параметры конкурсов (количество мест, размеры выплат, длительность).
• Сбор данных, выгрузка аналитики и подготовка драфтов бюджетов.
• Аналитика, сбор информации для подготовки промежуточной и годовой отчетности.

Наш идеальный кандидат:

• Имеет опыт работы в администрировании проектов, организации мероприятий и делопроизводстве.
• Обладает высокой степенью внимательности при работе с цифрами, таблицами и иными данными.
• Умеет четко коммуницировать (письменно и устно) — предстоит общаться со студентами, учеными и администрацией МГУ.
• Готов к высокой операционной нагрузке и выездам на площадку Летней школы (работа в режиме многозадачности «на ногах»).
• Проактивен, исполнителен, умеет собирать и структурировать информацию.
• Ответственный, заинтересованный в результате.

• График работы: с 10:00 до 19:00 (полная занятость).
• Место работы: стильный офис фонда на территории МГУ по адресу г. Москва, тер. Ленинские Горы, д. 1, стр. 58, в шаговой доступности от станций метро «Университет» и «Ломоносовский проспект».
• Забота о здоровье: предоставляется программа ДМС после успешного прохождения испытательного срока.
• Стабильность: официальное трудоустройство по ТК, заработная плата обсуждается с успешным кандидатом.
• Смысл: работа в социально значимом проекте в сфере науки и образования, общение с ведущими российскими учеными и экспертами.