Делопроизводитель/офис-менеджер

Москва, Пресненская набережная, 8с1

Метро: Деловой центр

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

ведение входящего, исходящего, внутреннего и договорного документооборота по четырем юридическим лицам группы;
работа в 1С:Документооборот по 4 ЮЛ: карточки документов, маршруты согласования, контроль поручений, скан-копии и оригиналы;
работа в 1С:БитФинанс по 4ЮЛ: заведение документов на проверку контрагентов, заведение договоров и приложений к ним в соответствии со статьями затрат, заведение заявок на расход (УПД, акты выполненных работ), заведение заявок на оплату, подтверждающие документы, контроль согласования и закрывающих документов;
организация работы офиса, заказ пропусков, бронь переговорных комнат, прием посетителей, работа с почтой России, работа с курьерами, выдача канцтоваров и оргтехники, организация рабочего места;
закупка канцелярии и хозяйственных товаров, взаимодействие с поставщиками, учет ТМЦ и участие в инвентаризациях;
контроль уборки, состояния помещений, мебели и оборудования; организация ремонта и обслуживания;
организация переезда: выбор офиса, согласование условий аренды, организация заключения договоров аренды и услуг с УК, заказ мебели и организация сборки , план-график, инвентаризация, упаковка, перевозка, размещение, координация подрядчиков и ИТ-службы;
взаимодействие с УК бизнес-центра: пропуска на посетителей и авто, организация доступов, эксплуатационные заявки, счета, контроль сроков и качества устранения недостатков;
обеспечение сохранности оригиналов, печатей, ключей, пропусков, имущества и конфиденциальной информации.
выполнение поручений руководства.
Требования:
Высшее или среднее профессиональное образование. Предпочтительно: документоведение, управление, экономика, юриспруденция.
Обязательно уверенный пользователь 1С:Документооборот, 1С:БитФинанс, 1C:ERP, MS Office (Word, Excel, Outlook), электронной почты, МФУ и иной офисной техники
опыт административной работы, делопроизводства либо АХО от 3 лет;
знание правил регистрации, согласования, хранения и архивирования документов;
опыт ведения договоров, актов, доверенностей, приказов, служебных записок и закрывающих документов в системе 1С;
опыт оформления заявок на оплату и взаимодействия с бухгалтерией и поставщиками;
навыки закупок для офиса, учета ТМЦ, организации ремонтов, клининга и курьерских услуг;
опыт организации и координации переезда офиса и взаимодействия с арендодателем или управляющей компанией;
внимательность, системность, исполнительность, умение контролировать сроки и работать с конфиденциальной информацией.