Персональный ассистент генерального директора (Дубай, ОАЭ) - Executive Assistant

Объединенная химическая компания Уралхим – один из международных лидеров по производству минеральных удобрений.

Компания является крупнейшим в России и вторым в мире производителем аммиачной селитры, занимает ведущее положение среди компаний сектора минеральных удобрений в Российской Федерации и Восточной Европе.

Общая численность сотрудников нашей компании на данный момент – более 40 000 человек.

Мир без голода — это не просто мечта, а наша миссия. У вас есть возможность стать частью нашей большой команды.

У нас сейчас открыта вакансия Персонального ассистента в Дубай, ОАЭ.

Обязанности:

• Оказывать комплексную ежедневную административную и организационную поддержку управляющему директору;
• Вести и координировать календарь управляющего директора, встречи, совещания и рабочий график;
• Организовывать внутренние и внешние встречи, включая подготовку повесток, презентаций, сопроводительных материалов и организационно-техническое обеспечение;
• Координировать сложные деловые поездки, включая бронирование авиабилетов, гостиниц и транспорта, оформление виз и составление маршрутов поездок;
• Вести деловую переписку, электронную почту, документы и иные коммуникации по мере необходимости;
• Готовить презентации, отчеты, материалы к совещаниям и деловые документы;
• Оказывать поддержку управляющему директору в контроле исполнения поручений, отслеживании последующих действий и координации взаимодействия с внутренними и внешними заинтересованными сторонами;
• Профессионально взаимодействовать с руководителями высшего звена, клиентами, партнерами, поставщиками и другими заинтересованными сторонами;
• Работать с конфиденциальной и чувствительной информацией, соблюдая высокий уровень конфиденциальности и профессионализма;
• При необходимости оказывать поддержку в организации совещаний руководства, корпоративных мероприятий и деловых мероприятий;
• Оказывать административную и операционную поддержку командам продаж в различных офисах и локациях;
• Координировать деловые поездки сотрудников команд продаж, включая авиабилеты, проживание, наземный транспорт, визы и маршруты поездок;
• Оказывать поддержку в планировании поездок, обеспечивая эффективность, точность и соблюдение внутренних политик компании;
• При необходимости взаимодействовать с туристическими агентствами, гостиницами, авиакомпаниями и другими внешними поставщиками услуг;
• Оказывать командам продаж содействие в организации встреч, подготовке деловой документации, презентаций и выполнении других административных задач;
• Координировать взаимодействие между офисами и подразделениями для обеспечения своевременного выполнения запросов, связанных с деятельностью компании.

Требования:

• Не менее 5 лет релевантного опыта работы в должности Executive Assistant, Personal Assistant, Senior Administrative Assistant или на аналогичной позиции, предпочтительно с опытом поддержки руководителей высшего звена или управляющих директоров;
• Опыт работы в международной, корпоративной среде или компании с несколькими офисами будет значительным преимуществом;
• Свободное владение устным и письменным английским и русским языками;
• Хорошее знание Microsoft Office;
• Сильные организационные навыки, навыки планирования и управления временем;
• Высокое внимание к деталям и способность сохранять точность при одновременном выполнении нескольких задач;
• Подтвержденный опыт координации сложных международных деловых поездок;
• Способность эффективно расставлять приоритеты и работать самостоятельно при минимальном контроле;
• Высокий уровень профессионализма, тактичности и конфиденциальности;
• Проактивный подход, ориентированность на решение задач и способность заранее предугадывать потребности.

Условия:

• Работа в офисе в Дубае, ОАЭ;
• Полная занятость, работа полностью из офиса (в Uptown DMCC);
• Предполагается регулярное взаимодействие с коллегами и командами продаж из разных офисов и часовых поясов;
• В зависимости от бизнес-приоритетов, графика руководителя и организации деловых поездок периодически может потребоваться гибкость рабочего графика;
• Конкурентоспособная заработная плата и ежегодный бонус;
• Медицинская страховка для сотрудника и членов его семьи;
• Частичная компенсация стоимости обучения детей.