Cпециалист по операционному контролю / операционный ассистент

Ищем в нашу команду специалиста по операционному контролю / операционного ассистента собственника.

Это человек, который будет находиться внутри операционных процессов компании, напрямую подчиняться собственникам и помогать им контролировать учет, документы, исполнение поручений и фактическую ситуацию на складе.

Нам нужен не просто администратор, который ведет таблицы и заносит данные в систему. Основная задача этой роли - закрывать операционные вопросы собственников, контролировать исполнение договоренностей и возвращать собственникам готовый результат, а не промежуточный статус.

Обязанности

Учет и документы

• обязательная работа в программе МойСклад;
• ведение и контроль складского учета;
• оформление приходов товара в МойСклад на основании данных физической приемки и пересчета (данные предоставляет руководитель склада);
• контроль корректности внесения данных по приемке;
• внесение и контроль движений товара;
• контроль корректности остатков;
• оформление МХ-1, МХ-3, актов и иных складских документов;
• подготовка и выставление счетов клиентам;
• контроль закрывающих документов;
• ведение внутренних таблиц и операционной отчетности;
• подготовка данных по оказанным услугам.

Операционный контроль

• сбор и проверка информации по запросам собственников;
• контроль исполнения поручений собственников;
• контроль сроков и факта исполнения задач;
• выявление расхождений, ошибок и несоответствий в данных;
• проверка достоверности информации, передаваемой собственникам;
• сбор фактической информации по спорным и нестандартным ситуациям;
• участие в разборе операционных проблем и контроль их закрытия;
• подготовка отчетности для собственников.

Организационные задачи

• заказ расходных материалов;
• редкое взаимодействие с подрядчиками по текущим вопросам: заказ воды, расходников и т.д.;
• выполнение небольших оперативных поручений собственников: сфотографировать товар или процесс, уточнить информацию на месте, поговорить с сотрудником или контрагентом, разобраться в конкретной ситуации, проверить факт выполнения задачи, собрать необходимые данные.

Как устроено взаимодействие

Основное рабочее взаимодействие с:

• руководителем склада;
• менеджером по работе с клиентами;
• собственниками компании.

На складе есть отдельный руководитель, который отвечает за сотрудников, загрузку, сроки, приемку, упаковку, FBS/FBO и отгрузки.

Специалист по операционному контролю не подменяет руководителя склада и не управляет линейным персоналом.

При этом он имеет право в рамках своей зоны ответственности и поручений собственников:

• запрашивать необходимую информацию;
• получать документы и подтверждения;
• уточнять статусы;
• контролировать сроки;
• проверять факт исполнения задач;
• возвращать собственникам итоговый результат.

Это контрольная, координационная и административная функция от собственников, а не просто ведение учета.

Что для нас важно в работе

Если собственник поставил задачу, специалист должен:

• понять, кто за нее отвечает;
• получить необходимую информацию;
• при необходимости самостоятельно разобраться в ситуации на месте;
• проконтролировать срок;
• проверить факт исполнения;
• закрыть вопрос и вернуть собственнику результат.

Если в данных есть расхождение - не просто зафиксировать его, а разобраться в причине и довести вопрос до закрытия.

Если руководитель склада или менеджер сообщает, что задача выполнена - уметь проверить это по данным, документам или фактическим подтверждениям.

Если собственнику нужно понять, что реально происходит на складе - быстро собрать фактуру и дать четкий ответ без догадок и искажений.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, который:

• уверенно работает в МойСклад - обязательное условие;
• очень внимателен к цифрам и деталям;
• умеет работать с большим объемом информации;
• обладает системным мышлением;
• умеет самостоятельно разбираться в вопросах;
• не принимает информацию на веру, если есть расхождения;
• умеет задавать точные вопросы и получать конкретные ответы;
• умеет контролировать исполнение задач без постоянного участия собственника;
• доводит вопросы до результата;
• уверенно работает в Excel / Google Таблицах;
• понимает логику складского учета и документооборота;
• умеет работать с первичными документами;
• ответственный, самостоятельный и исполнительный;
• умеет расставлять приоритеты;
• спокойно работает с несколькими задачами одновременно;
• умеет конструктивно взаимодействовать с руководителями;
• не боится разноплановых поручений и быстро переключается между задачами;
• не просто сообщает о проблеме, а помогает довести ее до решения.

Подчинение

Прямое подчинение собственникам компании.

Специалист не подчиняется руководителю склада и не входит в его вертикаль управления.

Нам нужен человек, который станет для собственников надежной точкой операционного контроля внутри бизнеса: увидит, где цифры не сходятся, где задача зависла, где информация неполная, и доведет вопрос до закрытия.

Условия:

График: 5/2

Время работы: с 9 до 18, либо с 10 до 19.

Заработная плата: обсуждается с конкретным кандидатом исходя из соответствия нашей вакансии.

Место работы: Москва, Автомобильный проезд, 10с5.

Внимание! Рабочее место на складе, не в офисе.