Ассистент операционного менеджера

Мы усиливаем операционную команду и ищем сотрудника, который поможет системно вести текущие задачи, координировать исполнителей и доводить поручения до результата. В работе сочетаются регулярные административные процессы и новые проектные задачи. Тематика поручений будет меняться вместе с задачами компании.

Это рабочая, а не личная ассистентская позиция: поручений 24/7 и личных бытовых задач руководителя нет.

Основные задачи

• Вести поток задач в YouGile: фиксировать поручения, уточнять ожидаемый результат, срок и приоритет, поддерживать актуальные статусы и заранее сообщать о рисках.

• Помогать операционному менеджеру координировать сотрудников и исполнителей: собирать информацию, напоминать о договорённостях, организовывать встречи и обучение, контролировать следующие шаги.

• Организовывать текущие административные процессы: закупки, оплаты, доставки, обеспечение офиса и другие регулярные вопросы.

• Работать с поставщиками и подрядчиками: находить подходящих исполнителей, собирать предложения, сравнивать условия, согласовывать сроки и контролировать результат.

• Готовить рабочие материалы: письма, сравнительные таблицы, расчёты, отчёты, презентации, инструкции и чек-листы.

• Координировать разовые проекты и новые инициативы компании - от получения задачи и поиска исполнителей до проверки результата.

• Помогать маркетологу в организационных задачах: собирать информацию и материалы, готовить товары к предметной съёмке, при необходимости делать базовые фотографии, координировать профессиональную фото- или видеосъёмку и контролировать подрядчиков.

• Периодически участвовать в подготовке выставок, съёмок и других деловых мероприятий. Выставка проводится примерно один раз в год и не является ежедневной частью работы.

После адаптации постепенно подключаться к сопровождению постоянных B2B-клиентов: принимать стандартные заявки, уточнять детали, координировать отгрузки и текущие вопросы. Активные продажи не требуются.

Не требуется быть профессиональным фотографом, дизайнером или маркетологом. Важно уметь организовать процесс, собрать материалы, привлечь нужного специалиста и проконтролировать результат.

Кого мы ищем

• Опыт от 1 года на позиции помощника руководителя, офис-менеджера, координатора проектов, ассистента отдела продаж или в другой роли с большим количеством параллельных задач. Сильного начинающего кандидата тоже готовы рассмотреть.

• Умение работать через систему: не держать поручения в голове, фиксировать задачи, расставлять приоритеты и контролировать сроки.

• Самостоятельность: способность разобраться в вопросе, собрать информацию, сравнить варианты и предложить решение, а не только вернуть вопрос руководителю.

• Грамотная, доброжелательная и конкретная коммуникация с клиентами, коллегами, поставщиками и подрядчиками - письменно и по телефону.

• Внимание к деталям, ответственность за свой участок и привычка доводить договорённости до результата.

• Уверенная работа с Word, Excel или Google Таблицами; готовность освоить CRM, 1С и YouGile.

• Готовность сочетать регулярные задачи с новыми поручениями, тематика которых заранее не всегда известна.

Будет преимуществом

• Техническое образование или интерес к технике и оборудованию.

• Опыт взаимодействия с подрядчиками, поставщиками или B2B-клиентами.

• Опыт организации съёмок, мероприятий, выставок или подготовки маркетинговых материалов.

• Практическое использование ChatGPT и других нейросетей для писем, анализа информации, таблиц и презентаций.

Условия

• График 5/2; начало рабочего дня с 9:30 до 10:00, окончание с 18:30 до 19:00 - точное время обсуждается.

• Работа в офисе примерно в 10 минутах пешком от станции метро «Волоколамская».

• Плановая передача дел и обучение в первые 1-3 месяца.

• Постепенное расширение зоны ответственности: сначала внутренние процессы и проектные задачи, затем - отдельные клиентские процессы.

• Стабильные выплаты, комфортный офис в стиле лофт и перспектива роста до операционного менеджера.

Как откликнуться

В сопроводительном письме кратко ответьте:
1) С какими задачами из описания вакансии Вы уже работали;
2) Как организуете работу при нескольких одновременных сроках;
3) Какими таск-менеджерами, CRM, нейросетями пользовались.
4) Каковы Ваши зарплатные ожидания.
Нам важен конкретный, а не шаблонный ответ.