Ассистент коммерческого отдела / Ассистент CEO

Привет :)

Мы - Programmatica.сom, платформа, которая более 8 лет создает технологические решения для рекламной индустрии. Programmatica.com - маркетинговый провайдер Сколково, а бренд Natimatiсa - резидент Сколково.

Делаем цифровую рекламу более персонализированной и релевантной для пользователей, эффективной и результативной для маркетологов.

За плечами 10 000+ проведенных рекламных кампаний в различных отраслях: финансы, недвижимость, фарма, авто, FMCG.

Среди клиентов множество крупных брендов: Сбер, Авиакомпания Россия, Daimler, Альфа-Банк, ЛЕНТА, LADA, Wolford, Hankook и др.

Сейчас мы ищем ассистента коммерческого отдела / CEO — внимательного и системного человека, который поможет держать в порядке договоры и документы с клиентами, часть кадрового документооборота и будет периодически подключаться к задачам CEO.

Это позиция для человека, которому нравится, когда всё структурировано, вовремя подписано, отправлено и лежит на своём месте 🙂

Чем предстоит заниматься:

Договоры и документы с клиентами — основной блок работы:

• подготовка договоров, дополнительных соглашений, актов и других документов по шаблонам;
• согласование документов с клиентами и внутренними подразделениями;
• контроль подписания документов и сроков;
• ведение реестра договоров и контроль актуальности документов;
• организация электронного и бумажного документооборота;
• взаимодействие с бухгалтерией, юристами, менеджерами и клиентами по документам;
• контроль возврата подписанных документов;
• подготовка документов к оплатам и закрывающим процедурам.

Кадровое делопроизводство:

• оформление и ведение кадровых документов (автоматизированная система);
• подготовка документов по приёму, переводу, увольнению, отпускам и другим кадровым процессам;
• ведение кадрового документооборота и контроль наличия необходимых документов;
• взаимодействие с сотрудниками по кадровым вопросам;
• помощь HR в поддержании кадровой информации в актуальном состоянии.

Поддержка CEO — небольшой дополнительный блок:

• иногда — личные организационные поручения CEO;
• помощь в оперативных задачах, где важно быстро найти информацию, договориться, заказать или организовать.

Что нам важно:

• опыт работы ассистентом, офис-менеджером, координатором, специалистом по документообороту, КДП или на похожей позиции;
• грамотная письменная и устная речь;
• внимательность к деталям — особенно в договорах и документах;
• умение работать с большим количеством задач и не терять сроки;
• уверенный Excel / Google Sheets;
• уверенная работа с Google Docs / Word и электронным документооборотом;
• способность самостоятельно организовать свою работу;
• умение спокойно коммуницировать с клиентами и коллегами;
• готовность работать с конфиденциальной информацией.

Будет большим плюсом:

• опыт работы с договорами и первичной документацией;
• опыт в КДП;
• понимание документооборота в коммерческом отделе;
• опыт работы непосредственно с руководителем;
• опыт работы в IT, digital, fintech или другой технологической компании.

Что предлагаем:

• Официальное оформление в аккредитованную IT-компанию.

• Система мотивации
  Обсуждаем по итогам собеседования и ориентируемся на твои ожидания

• Амбициозные задачи
  Мы за то, чтобы наши сотрудники развивались. Для этого у нас есть много интересных задач, где ты сможешь прокачаться.

• Регулярное повышение квалификации
  Ты сможешь посещать профессиональные конференции в качестве участника или спикера и проходить обучение от наших партнеров.

• Красивый и комфортный офис на Пресне
  Развитая инфраструктура и уютный район рядом с Москва-рекой, а еще от офиса ходит трансфер прямо до метро.

• Яркая и развитая корпоративная культура
  Проактивная команда коллег, регулярные посиделки в офисе с настолками и тимбилдинги.

• Удобный график
  Гибкое начало дня и гибридный формат возможен по договоренности.

• Бенефиты
  ДМС после 1 года работы (для тех, кто в Москве), +2 оплачиваемых DayOff на день рождения и сертификат на Литрес для самообразования.