Операционный координатор генерального директора

Мы ищем человека, который будет работать непосредственно с генеральным директором и постепенно забирать на себя значительную часть текущих организационных и операционных вопросов.

Сразу важное: эта вакансия не связана с продажами. Не нужно искать клиентов, выполнять план или продавать оборудование — для этого есть менеджеры.

Это не классическая позиция секретаря или личного ассистента, но пока и не исполнительный директор. Нам нужен человек, который готов глубоко разобраться в работе компании, самостоятельно доводить вопросы до результата и постепенно получать больше ответственности и полномочий.

Проще говоря, мы ищем человека, который со временем сможет стать правой рукой генерального директора.

О компании

ТестЛаб занимается поставкой и внедрением лабораторного, аналитического и испытательного оборудования для промышленных предприятий.

Компания развивается, растёт количество проектов, сотрудников, производителей и партнёров — и вместе с этим количество вопросов, которые сегодня проходят через генерального директора.

Главная задача новой должности — освободить время руководителя для стратегии, развития бизнеса, крупных проектов, переговоров и принятия ключевых решений.

Что предстоит делать

• Координировать текущие вопросы клиентов: документы, отгрузки, сервис, гарантия, расходные материалы, сроки.

• Контролировать исполнение задач: определить ответственного, зафиксировать срок и довести вопрос до результата.

• Организовывать встречи и созвоны генерального директора, собирать необходимую информацию и фиксировать договорённости.

• Поддерживать порядок в Битрикс24: контакты, договорённости, задачи, сроки, документы и следующие действия.

• Готовить договоры и документы к финальному согласованию генеральным директором.

• Координировать документооборот в СБИС, взаимодействовать с бухгалтерией и контрагентами.

• Помогать с административной частью тендеров: собрать документы, проверить комплектность и сроки.

• Поддерживать в порядке внутренние инструкции, шаблоны и рабочую информацию.

• Решать текущие организационные вопросы: подрядчики, офисные заказы, корпоративные даты, подарки и т. п.

Необязательно всё выполнять самостоятельно. Важно понимать, кто должен решить вопрос, передать его ответственному и проконтролировать результат.

Наш принцип:

договорились → зафиксировали → определили ответственного → проконтролировали → закрыли вопрос.

Формат «я написал человеку, дальше не знаю» нам не подходит.

Кого мы ищем

Для нас важны:

• самостоятельность и ответственность за результат;

• системное мышление;

• умение вести несколько процессов одновременно;

• внимательность к документам и деталям;

• хорошая письменная и устная речь;

• уверенная работа с компьютером;

• способность быстро разбираться в новых вопросах;

• готовность звонить, уточнять, напоминать и добиваться результата;

• умение не просто сообщить о проблеме, а по возможности предложить варианты решения.

Опыт именно на позиции ассистента необязателен. Нам важнее способ мышления, потенциал и отношение к работе.

Важная особенность позиции

Работа будет разнообразной.

Сегодня — подготовить информацию к переговорам. Завтра — разобраться с документами клиента. Послезавтра — собрать пакет для тендера или решить организационный вопрос.

Поэтому человеку, который хочет работать только в узких рамках чёткой должностной инструкции, здесь будет сложно.

При этом мы не ищем сотрудника, на которого можно бесконечно перекладывать всё подряд. Наша цель — постепенно сформировать понятную систему процессов, ответственности и полномочий.

Скорее всего, мы не подойдём друг другу, если вы

• ждёте только полностью сформулированных поручений;

• считаете задачу выполненной после передачи её другому человеку;

• не любите самостоятельно разбираться в незнакомых вопросах;

• тяжело переносите частую смену задач;

• ищете спокойную секретарскую работу без ответственности;

• предпочитаете не сообщать о проблеме в надежде, что она решится сама.

Что мы предлагаем

Работу непосредственно с генеральным директором и возможность достаточно быстро познакомиться с разными сторонами бизнеса.

Мы ищем человека не на готовую высокую должность, а на траекторию к ней.

Чем больше вопросов вы сможете самостоятельно и качественно закрывать, тем больше ответственности и полномочий будет передаваться вам.

В перспективе:

операционный координатор → руководитель операционной деятельности → исполнительный директор.

Это не автоматическое повышение. Рост зависит от результата, самостоятельности и развития компании.

Условия

• Стартовый доход — 100 000 ₽ на руки.

• Первый пересмотр — после периода адаптации и оценки фактически принятой зоны ответственности.

• Дальнейший рост дохода связан с расширением полномочий и ответственности.

• Официальное трудоустройство.

• Полная занятость.

• Работа преимущественно из офиса в Санкт-Петербурге.

• Непосредственный руководитель — генеральный директор.

Как откликнуться

В сопроводительном письме коротко ответьте на три вопроса:

1. Что в этой вакансии заинтересовало вас больше всего?

2. Приведите пример, когда вам дали не полностью сформулированную задачу, а вам пришлось самостоятельно разобраться и довести её до результата.

3. Что для вас означает «нести ответственность за результат»?

Большой текст не нужен. Нескольких содержательных абзацев достаточно.

Мы действительно читаем сопроводительные письма.