Ассистент руководителя с функциями офис-менеджера

Наша миссия:

Развиваем рынок ИЖС, создавая комфортные загородные пространства, несущие пользу поколениям.

Федерация ИЖС приглашает в команду Ассистента руководителя!

Мы предлагаем:

- Работа в комфортном офисе в Бизнес Центре на 1 этаже в ЖК Трианон;

- Рабочий день: 5/2 с 9:00 до 18:00;

- Корпоративные мероприятия ;

- Испытательный срок 1 месяц ;

- Возможность обучения!

- Возможность выйти на пробный день и оценить будущие условия работы! Если все срастается это будет первый рабочий день.

Задачи на испытательный срок:

• Освоить структуру команды, рабочие чаты, сервисы, регламенты и порядок взаимодействия с руководителем.
• Самостоятельно вести календарь руководителя, ежедневную повестку и протоколы планерок без потери задач.
• Организовать минимум одну деловую поездку и несколько встреч руководителя под контролем на старте.
• Настроить понятный трекер поручений руководителя со статусами, ответственными и сроками.
• Самостоятельно обеспечивать административные задачи офиса и участвовать в подготовке текущих мероприятий.

Основные задачи:

• Ведение календаря руководителя: внесение встреч и мероприятий, напоминания, приглашение участников, контроль изменений.
• Организация рабочего дня руководителя с учетом приоритетов, срочных задач и возможных изменений расписания.
• Организация деловых поездок и командировок: билеты, гостиницы, маршруты, сопровождение изменений и отмен.
• Организация встреч руководителя, подготовка необходимых материалов и краткой информации к встречам.
• Участие в планерках и рабочих встречах, ведение протоколов с фиксацией решений, ответственных и сроков.
• Контроль исполнения поручений руководителя, ведение списка задач.
• Подготовка деловых писем, документов, доверенностей и иных материалов по поручению руководителя.
• Ведение фин.учёта компании (обучаем, совместно с директором по фин.управлению и бухгалтерией).
• Коммуникация с сотрудниками, региональными менеджерами, партнерами и подрядчиками по поручению руководителя.
• Координация организационных вопросов при подготовке мероприятий, съездов, форумов, выставок и деловых встреч.
• Выполнение поручений руководителя в рамках деятельности компании.
• Работа с входящей корреспонденцией и звонками, распределение обращений между ответственными сотрудниками.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: канцелярия, хозяйственные товары, чай, кофе, порядок и готовность переговорной.
• Организация закупок для офиса и мероприятий, взаимодействие с сервисами доставки, связи, транспорта и оргтехники.
• Ожидаемый результат: руководитель организационно обеспечен, поручения не теряются, встречи и поездки подготовлены, офис работает бесперебойно.

Требования личного характера: тактичность, конфиденциальность, доброжелательность и готовность к динамичному темпу работы.

Образование: желательно высшее экономическое;

Дополнительная профессиональная подготовка: курсы по работе ассистента, тайм-менеджменту, деловой переписке или организации мероприятий будут преимуществом.

Опыт и стаж работы в отрасли: желательно от 1 года в event-индустрии, деловых сообществах, проектной деятельности или административной поддержке.

Предпочтительный опыт работы в должностях: экономист, ассистент руководителя, личный ассистент, офис-менеджер, координатор мероприятий или проектов; желательно от 1 года.

Специальные навыки и знания: ведение календаря, организация встреч и поездок, деловая переписка, протоколирование, контроль поручений, координация мероприятий, грамотная устная и письменная речь.

Умение быстро расставлять приоритеты, работать в режиме многозадачности и спокойно перестраивать планы при изменении задач руководителя.

Владение ПК (какие программы): Microsoft Office, Google Workspace, электронная почта, календари, мессенджеры, видеоконференции; готовность работать с сервисами бронирования, доставки, такси и связи.

Дополнительные требования: проактивность, ответственность, системность, самостоятельность, внимание к деталям, стрессоустойчивость, готовность выполнять поручения руководителя в рамках деятельности компании.

Условия:

Подчинение: генеральному директору

Ближайшие станции метро: Шелепиха, Деловой Центр, Улица 1905 года , Тестовская

График работы: 5/2, выходные - суббота и воскресенье.

Время работы: 9:00-18:00; .

Место работы: работа в офисе; возможны выезды на мероприятия, съезды, форумы и деловые встречи.

Период испытательного срока: 1 месяц.

Стажировка / вводное обучение: 7 дней. Оплачивается.

По окончании вводного обучения: беседа с руководителем и оценка освоения основных процессов.