Помощник руководителя/офис-менеджер

ООО «Боевые технологии» требуется помощник директора — офис-менеджер.
Ищем ответственного, организованного и самостоятельного сотрудника, который обеспечит полноценную работу офиса и возьмет на себя организационную поддержку директора.
Обязанности

• Помощь директору
• Ведение рабочего и личного календаря директора.
• Планирование встреч, звонков, поездок и мероприятий.
• Составление планов на день и неделю.
• Напоминание о встречах, задачах и договоренностях.
• Организация совещаний и встреч.
• Подготовка необходимой информации и материалов.
• Поиск товаров, услуг, подрядчиков и специалистов.
• Организация командировок: покупка билетов, бронирование гостиниц и трансфера.
• Бронирование ресторанов, переговорных и других площадок.
• Выполнение рабочих и личных поручений директора.
• Контроль выполнения поручений, поставленных директором.
• Взаимодействие с сотрудниками и подрядчиками исключительно по поручению директора.
• Оперативное решение возникающих организационных вопросов.
• Готовность оставаться на связи по срочным вопросам.
• Соблюдение конфиденциальности.
• Организация работы офиса
• Обеспечение полноценной и бесперебойной работы офиса.
• Контроль чистоты и порядка в офисных помещениях.
• Взаимодействие с уборщицей и контроль качества уборки.
• Контроль состояния кабинетов, переговорной, кухни и общих зон.
• Подготовка переговорной комнаты к встречам.
• Встреча посетителей, партнеров и кандидатов.
• Организация приема гостей: чай, кофе, вода и все необходимое для переговоров.
• Контроль наличия канцелярии, бумаги, воды, кофе, чая, бытовой химии и других расходных материалов.
• Своевременная закупка всего необходимого для офиса.
• Организация и оснащение рабочих мест сотрудников.
• Контроль исправности офисной техники, мебели, интернета и другого оборудования.
• Организация ремонта техники и устранения неисправностей.
• Взаимодействие с арендодателем и обслуживающими организациями.
• Контроль ключей, пропусков и доступа в офис.
• Оформление пропусков для сотрудников, гостей и автомобилей.
• Прием и отправка корреспонденции и посылок.
• Взаимодействие с курьерскими службами.
• Организация корпоративных мероприятий, поздравлений и подарков.
• Контроль общего состояния и внешнего вида офиса.
• Самостоятельное выявление и решение текущих хозяйственных вопросов.

Требования

• Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, администратором или бизнес-ассистентом.
• Высокая организованность и ответственность.
• Самостоятельность и инициативность.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное владение компьютером и офисными программами.
• Умение быстро находить необходимую информацию.
• Внимательность к деталям.
• Аккуратность и хозяйственный подход к организации офиса.
• Умение взаимодействовать с подрядчиками и контролировать результат.
• Готовность выполнять рабочие и личные поручения директора.
• Готовность оперативно реагировать на срочные задачи.
• Умение доводить поручения до готового результата.
• Соблюдение конфиденциальности.
• Опыт использования современных ИИ-инструментов будет преимуществом.

Условия

• Оклад — 100 000 рублей на руки.
• Полная занятость.
• Работа в офисе.
• Работа напрямую с директором компании.
• Испытательный срок — 3 месяца.
• График работы обсуждается на собеседовании.
• Необходимо оставаться на связи по срочным вопросам вне основного рабочего времени.
• Возможность профессионального роста и расширения полномочий.

Кого мы ищем

• Нам нужен не просто секретарь, а полноценный помощник директора и офис-менеджер в одном лице.
• Сотрудник должен самостоятельно следить за тем, чтобы в офисе всегда были чистота, порядок и все необходимое для работы, а поручения директора выполнялись своевременно и без постоянных напоминаний.
• Важно заранее замечать организационные вопросы, самостоятельно предлагать решения и доводить каждую задачу до конечного результата.