Офис менеджер/помощник руководителя

В стартап (IT-компания) необходим Офис-менеджер / помощник руководителя (с перспективой развития в операционном управлении):

Организационно-документационная поддержка руководителя:

1. Прием и распределение входящих звонков, встреча партнеров и гостей компании;

2. Организация совещаний и деловых встреч;

3. Подготовка деловых писем, презентаций, служебных записок в соответствии со служебной необходимостью и по поручению руководителя;

4. Организация и сопровождение деловых поездок руководства компании (билеты , бронирование гостиниц);

5. Прием и фильтрация поступающей на рассмотрение корреспонденции, проверка на правильность оформления и передача ее в соответствии с принятыми решениями исполнителям;

6. Информационная поддержка руководителя по всем возможным вопросам;

7. Выполнение личных поручений.

Административно-техническое обеспечение офиса:

1. Заказ канцелярии, воды, кофе, взаимодействие со службой сервисного обслуживания кофемашины;

2. Взаимодействие с курьерскими службами и почтой России ( получение и отправка документов );

3. Ведение переговоров в рамках полномочий (деловая переписка, телефонные переговоры, запрос оригиналов документов);

4. Взаимодействие с арендодателями (оформление служебных записок на заказ пропусков, решение вопросов, связанных с эксплуатацией офисных помещений ).

5. Ведение и актуализация внутреннего документооборота;

6. Организация корпоративных мероприятий.

Документооборот:

1. Ведение основного документооборота компании (регистрация входящей/исходящей документации, регистрация договоров, сканирование первички);

2. Копирование, сканирование документов , размещение их на сервере компании;

3. Взаимодействие с бухгалтерией (запрос оригиналов закрывающих документов у поставщиков, отслеживание их доставки);

4. Обработка необходимой информации (поиск/сбор, анализ, систематизация, представление).

Прочие поручения, рост заработной платы с ростом компании.

Условия труда:

1. Официальное трудоустройство, белая ЗП

2. По решению руководителя, возможен гибридный график работы

3. Оплата 2 раза в месяц

4. Обязательно оконченное высшее образование

5. В офисе корги, в отсутствие руководителя за ним необходимо присмотреть в кабинете

Резюме с фото, рассматриваем в приоритете