Бизнес-ассистент собственника / Операционный координатор

Санкт-Петербург, Аптекарская набережная, 18

Метро: Лесная

Описание вакансии

Компания Шантиока находится в фазе активного развития. Мы ищем человека, который поможет собственнику навести порядок в задачах, документах, процессах и коммуникациях. Это не позиция секретаря и не «подай-принеси».

Это роль для того, кто любит структуру, таблицы, списки, чёткие процессы и готов быстро расти рядом с предпринимателем.

Чем предстоит заниматься

Вести список задач, проектов и поручений собственника.
Контролировать сроки, статусы и выполнение договоренностей.
Напоминать ответственным, собирать обратную связь, фиксировать результаты.
Готовить отчёты, таблицы, презентации и сравнительные материалы.
Искать информацию, структурировать её и готовить краткие выводы.
Искать подрядчиков, запрашивать предложения, сравнивать условия.
Координировать коммуникацию между сотрудниками, подрядчиками и партнёрами.
Описывать процессы, создавать инструкции, чек-листы и шаблоны.
Поддерживать порядок в CRM, Bitrix24, Google Drive, таблицах и документах.
Использовать ИИ-инструменты для ускорения работы с текстами, таблицами, анализом информации и черновиками документов.

Кого мы ищем

Мы рассматриваем кандидатов без большого опыта, в том числе выпускников вузов. Нам важно не количество лет в резюме, а чёткость мышления, ответственность и умение доводить задачи до конца.

Обязательные требования:

Структурность и дотошность. Вы не просто выполняете задачи — вы выстраиваете систему, в которой задачи не теряются.
Самостоятельность. После постановки задачи вы не спрашиваете «что делать дальше?», а сами разбираетесь и предлагаете варианты решения. Например, если нужно найти подрядчика — вы собираете несколько вариантов, сравниваете условия, сроки, цены, плюсы и минусы, а руководителю приносите понятную таблицу и краткий вывод.
Уверенное владение Excel / Google Sheets. Умеете делать понятные таблицы, сводки, сравнительные материалы.
Грамотная письменная речь на русском языке.
Умение работать с большим количеством задач одновременно.
Внимательность к деталям, срокам и договорённостям.
Готовность быстро осваивать новые инструменты, включая ИИ (ChatGPT, аналоги).
Умеете делать понятные таблицы, документы и презентации.

Будет преимуществом:

Опыт работы с CRM-системами (Bitrix24 и аналоги).
Наличие в портфолио реальных рабочих артефактов: таблиц, статусов, регламентов, презентаций, отчётов.

Ключевые личные качества, которые мы ищем в кандидатах:

Чёткость.
Структурность.
Ответственность.
Исполнительность.
Внимательность.
Самостоятельность.
Высокая обучаемость.
Любовь к порядку в задачах, файлах и процессах.
Умение доводить начатое до результата.

Важно уверенное владение или готовность быстро освоить:

Excel / Google Sheets.
Google Docs / Word.
PowerPoint / Google Slides.
CRM / Bitrix24.
Google Drive.
ИИ-инструменты.
Мессенджеры и деловая переписка.

Что мы предлагаем

Работу напрямую с собственником компании.
Возможность увидеть, как строится и развивается бизнес изнутри.
Быстрый профессиональный рост для ответственного и сильного кандидата.
Разнообразные задачи: документы, таблицы, процессы, коммуникации, координация, поиск информации.
Возможность реально влиять на порядок и эффективность работы компании.
Заработная плата: от 70 000 рублей на руки.
Формат работы: гибридный / удалённый.

Ключевой результат Вашей работы (через 2–3 месяца):

Руководитель должен перестать самостоятельно заниматься значимой частью операционных задач: сводить таблицы, контролировать дедлайны, искать информацию, готовить первые версии документов, настраивать процессы и напоминать всем о договорённостях. Ваша задача — сделать так, чтобы собственник мог заниматься развитием компании, а не ежедневной операционкой.

⚠️ Эта роль не подойдёт вам, если:

вы ждёте готовых инструкций на каждый шаг;
вам не нравится работать с таблицами и цифрами;
вы теряетесь при большом количестве задач;
вы не готовы самостоятельно искать информацию и принимать решения в рамках своей зоны ответственности;
вы хотите «тихого офиса» и размеренной работы.

В сопроводительном письме напишите кратко, почему вам интересна именно эта роль и какой ваш самый сильный навык в работе с задачами и таблицами.