Ассистент руководителя/офис-координатор

70 500 ₽ в месяц на руки первые 3 месяца, далее 81 000 ₽

Санкт-Петербург, ул. Белоостровская, д. 15
м. «Лесная» / м. «Чёрная речка»

Полная занятость, график 5/2
Работа преимущественно в офисе

О компании

«ЭКОSTYLE» - компания в сфере экологического сопровождения бизнеса.

Мы работаем с 2020 года и помогаем организациям выполнять требования природоохранного законодательства. Сейчас сопровождаем около 100 клиентов.

Наша команда небольшая - четыре человека. Благодаря этому у нас нет сложной бюрократии: вопросы решаются быстро, а каждый сотрудник видит результат своей работы и может влиять на внутренние процессы.

В связи с развитием компании ищем ассистента руководителя, который поможет организовать рабочие процессы, держать под контролем текущие задачи и поддерживать порядок в работе с документами и клиентами.

Кого мы ищем

Нам нужен самостоятельный и организованный человек, который умеет работать с информацией, контролировать сроки и не теряется, когда одновременно появляется несколько задач.

Это позиция для кандидата, который уже имеет опыт административной работы и хочет развиваться дальше: глубже погружаться в бизнес-процессы, взаимодействовать с клиентами и постепенно брать на себя больше ответственности.

Чем предстоит заниматься

Помогать руководителю

• вести рабочий календарь руководителя;
• организовывать встречи, звонки и напоминания;
• фиксировать поручения и контролировать сроки их выполнения;
• оперативно сообщать руководителю о задержках и изменениях;
• выполнять рабочие и отдельные организационные поручения;
• помогать в организации командировок: билеты, проживание, маршруты и документы;
• взаимодействовать с подрядчиками и контрагентами.

Работать с документами

• готовить коммерческие предложения, договоры, счета и УПД по утверждённым шаблонам;
• контролировать подписание документов и оплату счетов;
• работать с электронным документооборотом;
• вносить счета на оплату в 1С;
• взаимодействовать с бухгалтерией;
• вести внутренние таблицы и отчёты;
• готовить презентации, сводные данные и информационные материалы.

Взаимодействовать с клиентами

• вести и актуализировать клиентскую базу;
• общаться с действующими клиентами по телефону, электронной почте и в мессенджерах;
• информировать клиентов о статусах, сроках и изменениях;
• передавать клиентам информацию по услугам компании на основании готовых материалов
• организовывать встречи и фиксировать договорённости.

Поддерживать работу офиса

• координировать работу IT-специалистов, управляющей компании бизнес-центра, клининга и других служб;
• заказывать необходимые материалы для офиса;
• помогать в организации внутренних мероприятий;
• выполнять небольшие разъездные поручения по Санкт-Петербургу.

Что важно для успешной работы

• опыт работы ассистентом руководителя, администратором, офис-менеджером или координатором от одного года;
• грамотная устная и письменная речь;
• уверенная работа с Word, Excel или Google таблицами;
• умение работать с документами и большим объёмом информации;
• внимательность к срокам и деталям;
• самостоятельность и ответственность;
• умение расставлять приоритеты;
• спокойное и доброжелательное деловое общение;
• готовность разбираться в новых программах и рабочих процессах;
• соблюдение конфиденциальности.

Будет преимуществом:

• опыт работы с 1С;
• опыт работы с системами электронного документооборота;
• опыт в консалтинговой, юридической, экологической или другой сервисной компании.

Если вы не работали в сфере экологического сопровождения — это не проблема. Особенностям наших услуг и внутренним процессам мы обучим.

Что мы предлагаем

• график 5/2;
• время работы по согласованию: с 09:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00;
• работа в современном офисе по адресу: ул. Белоостровская, д. 15;
• возможность иногда согласовывать гибридный формат, если это позволяет текущая нагрузка;
• оформление по договору с плательщиком налога на профессиональный доход;
• непосредственное взаимодействие с руководителем компании;
• понятное введение в должность - обучение проводит руководитель;
• демократичный стиль управления;
• самостоятельность в решении текущих организационных вопросов;
• возможность предлагать улучшения и влиять на рабочие процессы;
• обучение особенностям экологического сопровождения;
• долгосрочное сотрудничество;
• после успешного прохождения трёхмесячного периода адаптации возможное развитие в направлении работы с клиентами и продаж по желанию сотрудника и при наличии соответствующих результатов;

Редкие срочные вопросы могут возникать вне рабочего времени, но постоянная доступность 24/7 не предполагается.