Бизнес-ассистент собственника / Координатор девелоперских проектов

GARDA Group — развивающаяся девелоперская компания в сегменте складской и индустриальной недвижимости Light Industrial.

Портфель проектов в реализации и подготовке на ближайшие два года составляет около 30 000 м². Сейчас мы формируем первую внутреннюю команду и создаём операционную систему управления проектами: графики, бюджеты, реестры задач, документооборот и контроль подрядчиков.

Ищем человека, который будет работать напрямую с собственником компании.

Позиция сочетает организационную поддержку собственника и координацию девелоперских проектов. Основная часть работы связана с подрядчиками, сроками, коммерческими предложениями, бюджетами и документами.

Сотрудник самостоятельно организует исполнение переданных задач и процессов. Ключевые инвестиционные, технические и управленческие решения принимает собственник.

Основная цель роли

Обеспечить собственнику полную и проверенную информацию для принятия решений, снять с него значительную часть операционного контроля и повысить скорость исполнения задач по проектам.

Ориентировочное распределение задач

- около 75% — координация девелоперских проектов: подрядчики, сроки, коммерческие предложения, бюджеты и документы;

- около 15% — организационная поддержка собственника: календарь, встречи, выезды и контроль последующих действий;

- до 10% — отдельные административные и личные поручения.

Основная функция должности — координация. Работа с Excel, бюджетами, тендерами и документами является инструментом организации и контроля проектных процессов.

Чем предстоит заниматься

- Вести единый реестр задач, сроков, ответственных и договорённостей по проектам.

- Координировать работу подрядчиков, проектировщиков, поставщиков и консультантов, контролировать фактическое исполнение задач.

- Оперативно решать рабочие вопросы по телефону, получать недостающую информацию, договариваться о сроках и фиксировать следующие действия.

- Искать и предварительно отбирать подрядчиков, организовывать небольшие тендеры, получать и приводить к сопоставимому виду коммерческие предложения.

- Собирать достаточное количество сопоставимых предложений для объективного выбора подрядчика — обычно от 5 до 10, если специфика рынка это позволяет.

- Проводить первичные переговоры и контролировать выполнение достигнутых договорённостей.

- Сопоставлять коммерческие условия в предложениях, договорах, приложениях и графиках платежей, а также проверять их соответствие проектному бюджету.

- Создавать понятные Excel-таблицы, реестры и план-факт-анализ; проверять состав работ, объёмы, НДС, авансы, сроки и условия оплаты.

- Готовить собственнику краткие материалы для принятия решений: факты, цифры, варианты, риски и рекомендацию.

- Вести рабочий календарь собственника, организовывать встречи и выезды, фиксировать договорённости и контролировать последующие действия.

- Структурировать проектные документы и контролировать актуальность версий файлов.

- Быстро разбираться в новых технических вопросах и готовить перечень вопросов профильным специалистам.

Пример типовой задачи

Не просто «найти подрядчика», а:

1. Уточнить задачу и необходимый состав работ.

2. Найти достаточное количество квалифицированных исполнителей для объективного сравнения.

3. Позвонить компаниям и получить коммерческие предложения.

4. Проверить, одинаковый ли объём работ считают участники.

5. Выявить отсутствующие позиции, исключения и различия в условиях.

6. Провести уточняющие переговоры.

7. Подготовить сравнительную Excel-таблицу.

8. Представить собственнику 2–3 оптимальных варианта с выводами, рисками и собственной рекомендацией.

Рекомендация должна опираться на собранные и проверенные данные. Технические выводы, требующие специальной экспертизы, подтверждаются профильными специалистами.

Какого человека мы ищем?

Нам нужен сотрудник, который:

- отвечает за фактический результат, а не только за выполненное действие;

- умеет самостоятельно организовать исполнение поставленной задачи;

- уверенно общается по телефону и ведёт первичные переговоры;

- структурно мыслит и хорошо работает с цифрами;

- внимательно проверяет документы, расчёты и исходные данные;

- своевременно сообщает о рисках и предлагает варианты решения;

- умеет быстро перестраивать приоритеты, не теряя контроль над сроками и договорённостями;

- быстро осваивает новые технические процессы;

- сохраняет спокойствие и профессионализм при работе со сложными исполнителями и изменении обстоятельств;

- соблюдает конфиденциальность и профессиональную дистанцию.

Для нас особенно важен стиль общения.

Сотрудник будет представлять собственника и компанию перед подрядчиками, проектировщиками, банками и консультантами. Необходимо уметь быть настойчивым без грубости, сохранять такт, выстраивать долгосрочные рабочие отношения и добиваться результата без конфликтов и эмоционального давления.

Требования

- Опыт от двух лет в координации проектов, бизнес-ассистировании, проектной или операционной работе с подрядчиками, документами, коммерческими предложениями и Excel.

- Обязателен практический опыт работы в строительстве, девелопменте, проектировании, техническом заказчике, генподряде, инженерной или смежной компании.

- Общее понимание этапов строительного проекта и базовой отраслевой терминологии.

- Опыт взаимодействия с подрядчиками, коммерческими предложениями и договорными документами.

- Уверенное владение Excel:

* формулы;

* расчёт процентов и НДС;

* авансы и графики платежей;

* сравнительные таблицы;

* план-факт-анализ;

* проверка ошибок;

* простые управленческие отчёты.

- Умение самостоятельно создавать понятную структуру таблицы с нуля.

- Грамотная устная и письменная речь.

- Высокая внимательность, пунктуальность и дисциплина.

- Готовность активно решать рабочие вопросы по телефону.

- Готовность к регулярным выездам на строительные объекты.

Опыт непосредственной координации строительных или девелоперских проектов, а также знание терминов ГПЗУ, ТУ, изыскания, экспертиза, РНС и РВЭ будут существенным преимуществом.

Развитие внутри роли

С первого дня сотрудник работает одновременно как бизнес-ассистент собственника и координатор переданных процессов.

По мере подтверждения результатов будут увеличиваться сложность задач, масштаб координируемых процессов и самостоятельность внутри поставленных задач.

Мы ищем человека для долгосрочной работы и рассчитываем вместе пройти несколько циклов реализации проектов.

Что мы предлагаем

- Работу непосредственно с собственником и участие в подготовке ключевых решений.

- Участие в девелоперских проектах общей площадью около 30 000 м².

- Погружение во весь цикл девелопмента: земля, проектирование, финансирование, строительство и продажи.

- Работу с подрядчиками, бюджетами, переговорами и проектными документами.

- Возможность с нуля выстроить удобную систему контроля задач и договорённостей.

- Участие в формировании первой команды и операционной системы управления проектами.

- Небольшую команду без многоуровневой корпоративной бюрократии.

Условия

- Доход: 170 000–210 000 ₽ на руки, в зависимости от опыта и результатов отбора.

- Испытательный срок: 2 месяца.

- Условия по доходу на испытательном сроке не меняются.

- Официальное оформление по трудовому договору.

- Полная занятость.

- Постоянный офис в районе Москва-Сити находится на этапе подбора.

- До его открытия работа будет организована во временном офисе, коворкинге или другой заранее определённой локации в Москве.

- График: 5/2, с 09:00 до 18:00.

- Позиция предполагает гибкий и периодически ненормированный график. В дни выездов, важных встреч и срочных этапов проекта рабочий день может завершаться позже.

- По действительно срочным вопросам необходимо оперативно отвечать по телефону и в мессенджере вне основных рабочих часов, включая отдельные вечера и выходные.

- Постоянная ночная работа не предполагается.

- Выезды на объекты в Раменском районе Московской области — ориентировочно 1–3 раза в неделю.

- Компания оплачивает расходы, связанные с рабочими выездами на объекты и деловые встречи: такси, парковку и платные дороги.

Процесс отбора

1. Рассмотрение резюме.

2. Первичный звонок-интервью

3. Тест PIF.

4. Личное интервью с собственником и практический кейс продолжительностью до 60 минут.

5. Проверка рекомендаций и оффер.

Практический кейс включает работу с Excel, сравнение коммерческих предложений, поиск расхождений и ролевую ситуацию по коммуникации с подрядчиком.

Как откликнуться?

В сопроводительном письме кратко ответьте на три вопроса:

1. Приведите конкретный пример, когда вам удалось добиться результата от сложного подрядчика или исполнителя. В чём была проблема, что именно вы сделали и чем закончилась ситуация?

2. Опишите таблицу, расчёт или систему контроля, которую вы самостоятельно создали и использовали в работе. Какую задачу она решала и какой результат дала?

3. Какой строительный, девелоперский или инженерный процесс вы координировали наиболее самостоятельно? За что лично отвечали, с кем взаимодействовали и какой результат получили?