Ассистент департамента (офис-менеджер)

билайн Adtech

Обязанности:

• Обслуживание офиса (закупка канцелярских и иных офисных расходов для поддержания жизнедеятельности офиса, обеспечение офиса водой, организация и контроль клининга, организация ремонта и ежедневные бытовые задачи по поддержанию офиса).
• Организация курьерской доставки (курьер, курьерские службы, почта России), контроль за расходами курьерских служб, инициация оплаты.
• Сканирование входящей документации в рамках распределения с сотрудниками документооборота.
• Ведение бумажного и электронного архивов входящей документации.
• Предоставление необходимых документов из архива по запросам.
• При необходимости организация передачи в государственный архив документов.
• Передача на подписание ответственным лицам бумажных версий документов.
• Ведение реестра исходящих/входящих документов.
• Организация подключения сотрудников к корпоративному такси, которым положено такси согласно ВНД, контроль расходов, инициация оплаты.
• Организация централизованной закупки корпоративных подарков, букетов для партнеров в день рождения и ведение реестра подарков, их отправка.
• Коммуникация с арендодателем, контроль за арендными платежами и документами.
• Организация онлайн-звонков и встреч в офисе, в т.ч. календарь встреч в офисе.
• Поиск офисного помещения в случае принятия решения о смене офиса.
• Поиск поставщиков при закупке мебели, предметов интерьера для офиса.
• Составление ежегодного бюджета по административным расходам и контроль за его исполнением.

• Опыт работы на административных позициях от 1 года, желательно в офис-менеджменте или аналогичных сферах.
• Знание офисных процессов и правил документооборота (сканирование, архивирование, контроль документов).
• Навыки организации логистики и доставки (курьерские службы, почта России), а также контроль за расходами.
• Умение вести реестры и учет входящей и исходящей документации.
• Опыт организации офисных бытовых задач: закупка канцелярских товаров, обеспечение водой, контроль клининга и ремонта.
• Навыки планирования и ведения бюджета по административным расходам.
• Коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку.
• Ответственность и исполнительность, способность выполнять поручения руководителя.
• Умение находить и взаимодействовать с поставщиками мебели, интерьера и сервисов.
• Опыт организации онлайн-звонков, встреч и корпоративных мероприятий.
• Знание основ работы с арендными документами и контроль арендных платежей.
• Навыки поиска и подбора офисных помещений, а также организация логистики при необходимости.
• Желателен опыт работы с корпоративным транспортом и организациями по его обслуживанию.
• Владение ПК и офисным программным обеспечением (MS Office, электронная почта, календарь).

Что мы предлагаем:

• Годовой бонус.
• ДМС.
• Корпоративная связь.