Ведущий менеджер отдела организационного обеспечения(Клинический Госпиталь на Яузе)

АО «Медскан» – динамично развивающаяся группа компаний и один из лидеров негосударственного сектора здравоохранения в России. Медицинские учреждения холдинга предлагают полный спектр высокотехнологичной медицинской помощи по передовым мировым протоколам.

В 31 регионе и 105 городах России работает 65 медицинских центров, 15 лабораторий и более 430 лабораторных медицинских офисов ГК «Медскан».

Нашими главными принципами в работе является высокий профессионализм, использование передовых медицинских технологий, заботливое и чуткое отношение к пациентам, обеспечение чувства безопасности и поддержки

Обязанности:

1. Административное и организационное сопровождение:

*Административное сопровождение деятельности руководителей компании
* Ведение и актуализация календарей встреч руководителей; согласование даты, времени, состава участников и формата проведения встреч; ведение протоколов встреч
* Направление приглашений и информирование участников об изменениях; подготовка необходимых материалов к совещаниям
* Организация переговорных помещений, видеоконференций и технического сопровождения.

2. Подготовка и оформление документов :

* Подготовка и оформление организационно-распорядительных, служебных и информационных документов по поручению руководства.
* Проверка документов на соответствие установленным шаблонам и требованиям к оформлению.
* Согласование проектов документов с ответственными подразделениями
* Учёт подписанных документов и размещение их в установленном месте хранения.
* Актуализация шаблонов и форм документов по поручению начальника отдела.

3. Регистрация и сопровождение корреспонденции :

* Приём, регистрация и учёт входящей, исходящей и внутренней корреспонденции; обработка корреспонденции по всем подразделениям и территориальным локациям компании; проверка комплектности поступающих документов; контроль получения документов адресатами.
* Присвоение регистрационных номеров и внесение данных в электронные реестры

4. Работа в системах электронного документооборота :

* Отправка и получение документов (в т.ч. справок для банка) через системы электронного документооборота
* Направление документов на согласование и подписание; контроль статусов документов на всех этапах обработки.
* Взаимодействие с сотрудниками и контрагентами по вопросам корректировки документов.

5. Операционное сопровождение договорной работы :

* Формирование и ведение договорных реестров.
* Контроль сроков действия договоров, дополнительных соглашений и необходимых закрывающих документов.

6. Работа в 1С и сопровождение оплат :

* Создание заявок на оплату в 1
* Устранение технических и документальных замечаний в пределах своей компетенций
* Контроль наличия договора, счёта, акта и иных обязательных документов.
* Взаимодействие с финансовым подразделением по вопросам комплектности и корректности документов (в случае необходимости).

7. Сопровождение лабораторий-партнёров :

* Ведение реестра действующих договоров с лабораториями-партнёрами; подготовка документов для заключения новых договоров и дополнительных соглашений.
* Сбор и проверка документов, необходимых для подключения новых лабораторий.
* Координация документооборота между лабораториями и внутренними подразделениями компании.
* Направление счетов, актов, договоров и иных документов на согласование и подписание.
* Контроль сроков; поддержание актуальности контактных данных, реквизитов, тарифов и договорных условий лабораторий-партнёров.

8. Проверка счетов и закрывающих документов :

* Приём и первичная проверка счетов, актов и иных закрывающих документов от лабораторий-партнёров.
* Проверка соответствия документов условиям действующих договоров.
* Сверка объёмов оказанных услуг, номенклатуры исследований и согласованных тарифов.
* Проверка правильности реквизитов, расчётов, периодов оказания услуг и итоговых сумм.
* Выявление расхождений и направление документов на уточнение или корректировку.
* Взаимодействие с лабораториями и ответственными подразделениями по устранению расхождений.
* Ведение реестра полученных, проверенных и переданных на оплату документов.

9. Контроль подписания актов :

* Контроль своевременного подписания и возврата актов.
* Информирование начальника отдела о нарушении сроков и проблемных документах.

10. Подключение новых лабораторных исследований :

* Сбор исходной информации для подключения новых лабораторных исследований.
* Запрос коммерческих предложений, тарифов, перечней исследований и договорных документов.
* Подготовка сравнительной и справочной информации для принятия решения.
* Организация обмена документами между лабораторией и внутренними подразделениями
* Координация согласования условий подключения в пределах своей компетенции.
* Контроль подготовки и подписания необходимых договоров и дополнительных соглашений.
* Внесение согласованных данных в реестры и информационные системы.
* Контроль комплектности документации перед запуском нового исследования.
* Участие в тестировании и проверке корректности организационного процесса подключения.

11. Отчётность и ведение реестров :

* Подготовка ежемесячной отчётности по деятельности лабораторий-партнёров.
* Сбор данных об объёмах и номенклатуре выполненных исследований.
* Формирование информации о динамике объёмов и стоимости услуг.
* Подготовка данных о статусах договоров, счетов, актов и оплат.
* Ведение операционных реестров по документообороту и договорной работе.
* Контроль полноты и актуальности данных в реестрах.
* Подготовка исходных данных для аналитической и управленческой отчётности начальника отдела.
* Формирование перечня просроченных, неподписанных и требующих корректировки документов.

12. Архивирование и систематизация документов :

* Формирование электронного и бумажного архива документов отдела; систематизация документов по установленным категориям и периодам; контроль предотвращения дублирования, потери и некорректного размещения документов.

13. Организация корпоративных и деловых мероприятий :

* Организационная подготовка корпоративных, деловых и внутренних мероприятий; подготовка заявок, договоров, счетов и иных сопутствующих документов; взаимодействие с площадками, подрядчиками и поставщиками услуг; Подготовка итоговой информации о проведённом мероприятии.

14. Участие в развитии процессов отдела :

* Выявление повторяющихся ручных операций, дублирования и ошибок.
* Участие в автоматизации регистрации, согласования, контроля и архивирования документов.
* Тестирование доработок в 1С, ЭДО и иных информационных системах; участие в разработке инструкций, шаблонов и чек-листов.

• Образование высшее (предпочтительны специальности: менеджмент, документооборот, лингвистика, делопроизводство)
• Опыт работы в аналогичной должности (делопроизводитель, секретарь, специалист по документообороту) от 2х лет.
• Владение современными офисными программами MS Office (Word, Excel, Outlook), 1С, знание правил оформления документов.
• Опыт работы с лабораториями-партнёрами: сверка объёмов, проверка актов, контроль номенклатуры исследований.
• Желательно опыт работы с электронным документооборотом (Диадок).
• Опыт работы в медицинской организации или многофилиальной структуре будет преимуществом.

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ.
• Социальный пакет (оплата больничных, отпусков, система медицинских осмотров, скидка на услуги наших мед. центров).
• Белая заработная плата (100 000 рублей до вычета налогов: 70% оклад + 30% премия)
• Работа в перспективной и динамично развивающейся компании. Комфортные условия труда, бесплатная парковка.
• Медицинский центр расположен по адресу: Москва, ул. Волочаевская 15, к.1, (м. Площадь Ильича / Римская).