Помощник/ассистент руководителя

ООО «Газпром питание» - дочерняя организация ПАО «Газпром», более 25 лет является единым оператором питания Группы Газпром, представляя сеть ресторанов, кафе, буфетов, столовых и иных объектов питания.

Приглашаем на постоянную работу помощника Генерального директора.

Условия:

- Работа в крупной компании

- Оформление по ТК РФ с первого рабочего дня

- Офис по адресу: ул. Высотная, д. 1 - Лахта Центр (м. Беговая)

- ДМС, страхование жизни

- Дополнительная выплата к отпуску

- Годовая премия

- Премия к профессиональному празднику

Обязанности:

- Планирование рабочего графика Генерального директора. Полная административная и информационная поддержка руководителя.

- Личное посещение приемных руководителей в ПАО «Газпром».

- Прием и распределение телефонных звонков/электронной почты, передача служебной информации руководителю.

- Ведение первичной обработки, регистрации и распределения входящей корреспонденции.

- Работа с системой электронного документооборота (СЭД): прикрепление резолюций, формирование поручений и контроль сроков их исполнения.

- Организация конференций, встреча гостей и партнеров, подготовка переговорных комнат.

- Деловая переписка.

- Проверка документов, переданных руководителю на подписание.

- Организация командировок руководителя, покупка билетов, подбор/бронирование гостиниц, ресторанов.

- Выполнение личных поручений руководителя.

- Взаимодействие с курьерскими службами, отправка/ получение почты.

- Подготовка справок, отчётов, планов работы, служебных записок, актуализация списков по дням рождения руководителей ПАО «Газпром» и его дочерних Обществ, ключевых бизнес-партнеров, актуализация списков к государственным и профессиональным праздникам, сбор аналитической информации по запросу руководителя.

- Подготовка информационных материалов к совещаниям, ведение протокола совещания, контроль выполнения поручений руководителя.

- Координация работы личного водителя.

- Ежедневное внесение данных о местонахождении руководителя.

- Работа с коммерческой тайной и персональными данными.

- Администрирование официальной электронной почты Общества.

- Обеспечение оперативного подписания распорядительных, договорных и иных внутренних документов у Генерального директора и руководителей.

- Работа с системой электронного документооборота (СЭД): прикрепление резолюций, формирование поручений и контроль сроков их исполнения.

- Организация приема посетителей и гостей: заказ пропусков, встреча, подготовка материалов, буфетное обслуживание.

Требования:

- Высшее образование

- Опыт работы на аналогичной должности (помощник руководителя, персональный ассистент, офис-менеджер) от 3-х лет

- Отличное знание делового этикета и протокола

- Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

- Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД)

- Высокие организаторские способности, внимательность к деталям, ответственность, исполнительность, коммуникабельность, стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности

- Способность работать с конфиденциальной информацией

- Навыки работы в режиме многозадачности

- Грамотная устная и письменная речь

* Готовность к ненормированному рабочему дню и командировкам (2-3 раза в месяц).