Офис-менеджер

PROVENT — производитель современных систем вентиляции для частных домов и квартир. Мы развиваемся и ищем офис-менеджера, который поможет офису работать спокойно и организованно: поддерживать порядок в документах, закупках, звонках, встречах, корреспонденции и ежедневных административных задачах.

Главный результат этой роли — в офисе всё понятно и под контролем: документы не теряются, звонки и посетители не остаются без внимания, нужные товары закуплены вовремя, а команда получает аккуратную административную поддержку.

Чем предстоит заниматься:

• Обеспечивать административную поддержку офиса;
• Принимать и распределять входящие звонки;
• Встречать посетителей, клиентов и партнеров компании;
• Работать с входящей и исходящей корреспонденцией;
• Вести документооборот: регистрация, учет, хранение и архивирование документов;
• Поддерживать порядок в офисных документах и административных файлах;
• Следить за наличием канцтоваров, расходных материалов, воды, кофе и других необходимых товаров для офиса;
• Организовывать закупку канцтоваров, хозяйственных товаров и иных ТМЦ;
• Взаимодействовать с курьерскими службами, поставщиками и подрядчиками по офисным вопросам;
• Выполнять текущие поручения руководителя в рамках административной работы.

Что для нас важно:

• Грамотная устная и письменная речь;
• Умение держать порядок в задачах, документах и договорённостях;
• Уверенное владение ПК: почта, Word, Excel, мессенджеры;
• Внимательность к деталям и аккуратность в документах;
• Пунктуальность и ответственность;
• Умение быстро переключаться между задачами;
• Доброжелательность в общении с коллегами, клиентами и посетителями;
• Спокойное отношение к рабочим задачам и умение сохранять порядок даже в активном режиме.

Будет преимуществом:

• Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарём или помощником руководителя будет преимуществом, но мы готовы рассмотреть кандидата без опыта, если есть внимательность, грамотная речь, аккуратность и желание держать процессы в порядке;
• Опыт работы с документооборотом;
• Опыт взаимодействия с курьерами, поставщиками и подрядчиками;
• Знание 1С или CRM будет плюсом, но не является обязательным.

Мы предлагаем:

• Оформление по ТК РФ;
• Полный рабочий день: с 9:00 до 18:00, в пятницу — до 17:00;
• Выходные: суббота, воскресенье и праздничные дни;
• Работу в комфортном офисе;
• Понятные задачи и поддержку на период адаптации;
• Дружелюбную рабочую атмосферу;
• Кофе, чай, сладости и все необходимое для комфортной работы.

Кому подойдёт эта вакансия:

• Человеку, который любит порядок и аккуратность;
• Тому, кто спокойно относится к документам и повторяющимся задачам;
• Тому, кто умеет быстро переключаться между звонками, посетителями, закупками и поручениями;
• Человеку, которому комфортно общаться с коллегами, клиентами, курьерами и поставщиками.

Кому, скорее всего, не подойдёт:

• Если вам сложно работать с документами и мелкими деталями;
• Если вы не любите повторяющиеся административные задачи;
• Если вы хотите полностью творческую или удалённую работу.