Офис‑менеджер / Управляющий офисом

Sunshine Group — международная группа компаний, объединяющая многие проекты в сфере электронной коммерции на зарубежных рынках.

За 15 лет работы на рынке мы накопили глубокий опыт в области электронной коммерции и завоевали доверие более 1 000 000 клиентов из 196 стран.

Forbes ежегодно признает наших маркетологов одними из лучших в мире экспертами в сфере e-commerce. Inc. Magazine назвал нас одной из самых быстрорастущих компаний в США в 2022 году. О нас пишут NBC, Business.com, Fox News, Reuters, entrepreneur.com.

Все наши продукты — результат слаженной работы каждого отдела Sunshine Group. Мы уверены, что успех начинается с увлеченных людей, поэтому создаем такую атмосферу, чтобы работать было в удовольствие.

Сейчас мы в поиске Управляющего офисом в нашу команду в Астане.

Чем предстоит заниматься:

• Обеспечивать бесперебойную работу офиса;
• Управлять административно‑хозяйственными вопросами: закупать канцтовары, расходные материалы и бытовую химию, вести учет и контролировать остатки, работать с поставщиками, контрагентами, заключать и вести договоры на обслуживание (уборка, клининг, ремонт техники и т. п.);
• Контролировать состояние офисного пространства и оборудования: следить за исправностью оргтехники, мебели, систем освещения, кондиционирования и вентиляции; при необходимости организовать ремонт, обслуживание и замену;
• Координировать работу подрядчиков и сервисных служб: взаимодействовать с клинингом, охраной, IT‑службой, курьерами;
• Принимать и распределять входящую корреспонденцию: письма, посылки, курьерские отправления;
• Организовать систему документооборота офиса, следить за порядком в бумажных и электронных папках;
• Взаимодействовать с арендодателем и решать эксплуатационные вопросы: согласовывать перепланировки, ремонтные работы, решать вопросы по коммунальным услугам, фиксировать и передавать заявки на устранение неисправностей;
• Осуществлять поддержку и адаптацию новых сотрудников: готовить рабочие места (включая закупку необходимой техники и оснащение всем требуемым для работы), встречать их в первый рабочий день в офисе, проводить ознакомительную экскурсию по офису, рассказывать о внутренних правилах офиса, помогать решать бытовые вопросы;
• Формировать и контролировать административный бюджет офиса, собирать подтверждающие документы, готовить отчеты по расходам.

Что мы ожидаем:

• Опыт работы на позиции офис‑менеджера или управляющего офисом — от 3-х лет;

• Знание офисных процессов и документооборота. Понимание правил делопроизводства;

• Способность выстраивать взаимодействие с разными уровнями сотрудников, подрядчиками и арендодателями, корректно вести деловую переписку;

• Уверенное владение ПК и офисным ПО;

• Английский язык на уровне Intermediate и выше;

• Умение расставлять приоритеты, работать в режиме многозадачности, внимательность к деталям, готовность нести ответственность за результат.

Что ждет тебя в Sunshine Group:

• Конкурентная заработная плата, соответствующая твоим ожиданиям;

• Сформированная молодая команда специалистов, в которой реализуются любые идеи;

• Возможность карьерного роста — мы активно растем и имеем амбициозные планы;

• Адаптация для комфортного познания продукта и компании;

• Быстрый и понятный процесс найма — оперативно проводим собеседования и даем обратную связь;

• Открытый стиль управления без микроменеджмента — доверяем профессионализму и инициативе;

• Обсуждение идей на равных — не боимся экспериментировать и вместе радуемся результатам.

Если чувствуешь мэтч, откликайся на вакансию. Мы ждем тебя в команде Sunshine Group!