Офис-менеджер

IRNBY ищет офис-менеджера, который возьмет на себя полное управление административной жизнью офиса: обеспечит его бесперебойную работу, выстроит понятные процессы, будет держать под контролем подрядчиков, расходы и внутренний сервис для команды.

Нам нужен человек, который умеет не просто поддерживать порядок, а системно управлять офисной средой, быстро реагировать на задачи и создавать для сотрудников комфортное, организованное и рабочее пространство.

Обязанности:

• обеспечение бесперебойной, эффективной и комфортной работы офиса компании;

• контроль административных процессов и офисных ресурсов;
  поддержание порядка, уюта и функциональной офисной среды;
  заказ и контроль офисных расходных материалов, ведение учета офисного имущества;

• взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг, контроль качества сервиса, оплат и административных расходов;

• ведение офисного документооборота, прием и распределение корреспонденции;

• организация корпоративных мероприятий, внутренних активностей и командировок;

• координация переговорных комнат, деловых встреч, приема посетителей и курьерских служб;

• проведение первичного инструктажа сотрудников по охране труда и пожарной безопасности;

• разработка, актуализация и контроль соблюдения офисных регламентов, инструкций и чек-листов;

• оперативная административная поддержка сотрудников и участие в улучшении офисных процессов и внутреннего сервиса.

• поиск и подбор подрядчиков для административных и хозяйственных задач офиса;

• организация и контроль работы клининговой службы;

• контроль сроков, качества и стоимости оказываемых услуг;

Требования:

• опыт работы офис-менеджером, ассистентом руководителя или в аналогичной административной роли от 2 лет;
• уверенное владение ПК и MS Office: Word, Excel, Outlook;
• опыт работы с CRM-системами, сервисами бронирования и электронным документооборотом;
• знание основ делопроизводства и документооборота;
• понимание основ бюджетирования и контроля административных расходов;
• опыт организации корпоративных мероприятий и внутренних активностей;
• умение работать в режиме многозадачности и быстро переключаться между задачами;
• высокий уровень ответственности и самоорганизации;
• развитые коммуникативные навыки, дипломатичность и сервисный подход;
• внимательность к деталям, аккуратность, любовь к порядку;
• проактивность и инициативность;
• знание требований ОТ и ПБ будет преимуществом.

Условия:

• график работы 5/2;

• работа в современном офисе с комфортной зоной отдыха и кухней;

• официальное трудоустройство;

• бонусы на продукцию бренда IRNBY, бесплатные тренировки с IRNBY Training Club после испытательного срока;

• скидка на продукцию бренда PREDUBEZHDAI после испытательного срока;
• возможность профессионального развития;

• работа в динамично-развивающимся fashion-бренде;

• открытая корпоративная культура.