Личный помощник / Персональный ассистент для ГД

· Вести планирование рабочего времени строго на основании предварительно предоставленной руководителем информации (без прямого доступа к календарю руководителя).

· Осуществлять расстановку приоритетов входящих запросов — обрабатывать письма от коллег, запросы на организацию встреч и иные обращения с учётом срочности.

· Контролировать установленные дедлайны и обеспечивать своевременное выполнение задач.

Организация служебных/личных поездок:

• разработка маршрутов следования, подбор оптимальных вариантов авиа‑ и ж/д‑перевозок, стыковок, организация трансферов;
• бронирование и приобретение проездных документов, размещение в гостиницах, аренда транспортных средств, бронирование вип‑залов в аэропортах;
• оказание визовой поддержки: формирование комплекта документов, взаимодействие с визовыми центрами и иными уполномоченными организациями.

• Документооборот:

• подготовка деловой корреспонденции, ведение отчётной документации, оформление документов для подписания Руководителем;
• организация архивации документов на бумажных носителях, обеспечение сохранности и конфиденциальности данных, гарантийные документы на покупки и т.д.
• оформление документов, связанных со страхованием имущества.
• приём, регистрация и сортировка входящей корреспонденции (бумажной и электронной) в системе ЕРП, 1С, ЭДО.
• передача документов на рассмотрение/подписание Руководителю и далее в соответствующие отделы;
• подготовка исходящих документов к отправке;
• оформление писем к документам подрядчиков для передачи курьером.

• Информационно‑аналитическая поддержка:

• сбор и систематизация информации по запросам руководства;
• поиск подрядчиков, проведение предварительной аналитики предложений на рынке, работа с КП.

• Административно‑хозяйственное и персональное сопровождение:

• организация офисных мероприятий для Руководителя (заказ кейтеринга, поддержание порядка на рабочем месте);
• выполнение личных поручений (заказ товаров, подарков, бронирование услуг, координация доставок, личная встреча гостей);
• взаимодействие с подрядчиками и исполнителями, подготовка доверенностей, контроль направления и оплаты счетов;
• заказ и учёт канцелярских принадлежностей и расходных материалов для Руководителя, офиса и коллег;
• взаимодействие с курьерскими службами для Руководителя, коллег;
• помощь в организации корпоративных мероприятий;
• поддержка внутренней коммуникации между отделами;
• осуществление бронирования переговорных комнат по запросам сотрудников и организация видео встреч с настройкой соответствующего программного обеспечения.

• Опыт работы в должности Персонального ассистента не менее 5-ти лет
• Умение предугадывать желания руководителя, действовать на опережение и решать задачи до того, как они станут проблемой.
• Способность принимать верные решения в форс-мажорных ситуациях.
• Умение находить подход к разным людям, фильтровать входящие запросы и грамотно распределять информацию.
• Умение работать с коммерческой тайной и строгое соблюдение этики.

Условия:

• Полностью официальная форма сотрудничества (Белая ЗП и соблюдение всех норм ТК)
• Современный, комфортный офис м. Строгино БЦ Орбита.
• Условия - срочный трудовой договор (декретная ставка) с возможностью перехода на бессрочный трудовой договор.
• ЗП обсуждается индивидуально
  !!! Просьба в сопроводительном письмо указать ваши зарплатные ожидания.