Офис-менеджер

Крупнейшая в мире чартерная компания Air Charter Service ищет сотрудника на позицию офис-менеджера в Алматинский офис.

Дружный и современный коллектив. Стабильные условия работы. Компания постоянно развивается.

Более 30 офисов по всему миру.

Должностные обязанности:

• Подготовка документов к совещаниям, протоколирование советов директоров, выполнение различных переводов.
• Полный спектр административной поддержки руководителя, документационное обеспечение работы руководителя: ведение деловой переписки, подготовка документов для текущей деятельности, обработка входящей корреспонденции, планирование рабочего дня руководителя, организация совещаний, встреч, переговоров.
• Встреча бизнес-партнеров и посетителей компании.
• Организация различных деловых поездок всех сотрудников в офисе (поиск и бронирование перелетов, трансферов, гостиниц) визовая поддержка.
• Работа с поставщиками товаров и услуг (интернет, IP-телефония, IT-провайдеры, курьерские службы, канцтовары, оргтехника, расходные материалы, мебель, ремонтные работы в офисе). Содействие бухгалтерии по составлению различных отчетов по итогам месяца (расходы на такси, мобильную связь, оплату билетов, гостиниц), предоставление закрывающих документов от поставщиков, актов сверки. Контроль оплаты различных счетов, касающихся административно-хозяйственной деятельности компании.
• Организация участия сотрудников в отраслевых мероприятиях и тренингах.
• Содействие в подборе персонала - составление описания вакансий, работа с поисковыми системами, рекрутинговыми агентствами, первичные собеседования по телефону на англ. языке. Организация собеседований с руководством компании. Подготовка рабочего места нового сотрудника. Обеспечение всем необходимым в работе: канцтовары, мобильный телефон, корпоративная сим-карта, настройка корпоративной почты, обучение работе с базой данных.
• Полное взаимодействие с головным офисом в Лондоне, ежедневная, ежемесячная отчетность по результатам работы. Ежедневная деловая переписка. Организация совещаний через видеоконференции.
• Организация корпоративных мероприятий компании - ДР компании, Новый Год, встреча с представителями руководства головного офиса (составление и согласование бюджета, поиск места проведения, составление меню, организация программы, организация транспорта).
• Максимальное содействие в работе сотрудникам компании по любым рабочим вопросам.
• Обеспечение в офисе чистоты, порядка и дисциплины.

Требования к кандидату:

• Образование: Высшее гуманитарное / экономическое
• Знание иностранных языков (уровень): Казахский свободный, Русский свободный, Английский свободный
• Знание компьютера (спец. программы): Опытный пользователь ПК, MS Office
• Опыт работы по направлению: Не менее 1 года в должности личного помощника руководителя или офис-менеджера/администратора.
• Дополнительные требования: Умение общаться по телефону. Высокие организационные навыки. Желание и умение работать в неопределенной среде. Умение выполнять одновременно несколько задач. Умение расставлять приоритеты.

Условия:

• Фактический адрес работы кандидата: Алматы, Достык 176, БЦ "Koktem Towers"
• Социальные условия: Оплата сотовой связи. Полис ДМС, начиная со второго года работы
• График работы: 5/2, 09:30 – 18:30
• Наличие командировок: Нет
• Продолжительность испытательного срока: 3 месяца
• Трудоустройство в соответствии с Трудовым Кодексом РК
• Оплата труда производится в Тенге.