Руководитель административного направления

Суть роли:
Выстроить системную работу «одного окна» на базе «Директума» для команды топ-менеджеров. Все заявки, документы на согласование и задачи в календарь первых лиц должны проходить централизовано, без сбоев и простоев — «как часы».

Обязанности:

• Единое окно документооборота топов
  Централизованное сопровождение всех входящих/исходящих документов и поручений первых лиц. Контроль исполнения, устранение узких мест.
• Управление календарями и совещаниями
  Организация и ведение единого календаря топ-команды в «Директуме». Планирование встреч, автоматические напоминания, блокировка слотов под задачи. Трансформация решений совещаний в поручения со сроками.
• Проактивное содействие выполнению задач руководителя
  Напоминание исполнителям, сбор информации об узких местах, своевременное уведомление руководителя о проблемах, рисках, просрочках выполнения задач.
• Подготовка материалов ко встречам
  Систематизация в «Директуме» повесток, протоколов, контрактов, аналитических справок — чтобы у руководства был быстрый доступ.
• Регламенты и обучение
  Разработка коротких понятных инструкций для топов и их помощников. Обучение работе с «Директумом» как средой управления задачами.
• Координация с ИТ отделом
  Постановка задач на доработки «Директума» через описание бизнес-процессов (ТЗ).

Требования:

• Опыт непосредственной работы с первыми лицами (CEO, собственники, правление) в крупной компании /холдинге.
• Опыт организации и использования ЭДО как единой системы управления задачами, поручениями и календарями.
• Понимание делопроизводства в части взаимодействия с руководством высшего звена.