Ведущий специалист по управлению проектами (планирование и мониторинг)

Ведущий специалист по управлению проектами (планирование и мониторинг) выполняет операционную и аналитическую работу: собирает данные, ведет трекеры, проверяет статусы готовит первичную аналитику, протоколы и напоминания, обеспечивает контроль исполнения дорожной карты, интегрированного плана Программы трансформации АО «Qarmet».

Ведущий специалист по управлению проектами (планирование и мониторинг) обеспечивает качественное выполнение задач, работает совместно с менеджером офиса управления проектами и выполняет задачи руководителя PMO. Основная задача должности — обеспечить своевременный и качественный сбор, проверку, структурирование и предоставление достоверной информации о ходе выполнения работ, рисках срыва сроков, проблемных зонах и вопросах, требующих управленческого решения.

Основные обязанности

• Формировать, вести и регулярно актуализировать план реализации Программы трансформации, включая этапы, функциональные направления, ключевые задачи, контрольные точки, сроки, ответственных и ожидаемые результаты.
• Выполнять регулярный сбор статусов от функциональных владельцев, функциональных экспертов, SAP/IT/Data/Change-команд, консультантов и иных участников программы.
• Обеспечить планирование работ на горизонте 6 недель вперед с еженедельной актуализацией по скользящему принципу.
• Контролировать своевременность, полноту и корректность предоставляемой информации по статусам, срокам, результатам, отклонениям и поручениям.
• Формировать регулярную отчетность по программе согласно утвержденному отчетному циклу, включая статус-отчеты, сводные таблицы, презентации, дашборды и аналитические справки.
• Контролировать отклонения от утвержденного плана по срокам, объему работ и качеству предоставляемой информации.
• Выявлять отклонения от утвержденного плана, просроченные задачи, риски срыва контрольных точек, отсутствие данных и несогласованность статусов между участниками программы.
• Готовить еженедельную управленческую отчетность по статусу Программы. Подготавливать информацию для планерок, рабочих совещаний, Управляющего комитета и иных органов управления Программой.
• Контролировать корректность заполнения данных функциональными экспертами по направлениям.
• Передавать руководителю по проектному управлению офиса PMO структурированную информацию для эскалации и принятия решений.
• Формировать сводку по открытым, просроченным и исполненным поручениям.
• Обеспечивать своевременное напоминание ответственным о приближении сроков исполнения.
• Вести реестр поручений, решений, контрольных действий и сроков исполнения по итогам совещаний, рабочих встреч и заседаний органов управления программой.
• Контролировать исполнение поручений, зафиксированных в протоколах и управленческих решениях, своевременно напоминать ответственным о сроках и фиксировать статус исполнения.
• Участвовать в подготовке материалов для заседаний Управляющего комитета, рабочих групп, совещаний с руководством и иных управленческих встреч.
• Поддерживать единую структуру отчетности по всем функциональным направлениям и обеспечивать сопоставимость данных между направлениями.
• Вести и актуализировать реестры задач, контрольных точек, статусов, поручений, решений и отклонений.
• Участвовать в разработке и совершенствовании шаблонов отчетности, форм статус-отчетов, отчетных календарей, правил предоставления данных и форматов управленческих материалов.
• Анализировать влияние отклонений по срокам и статусам на общий ход программы, контрольные точки и подготовку формальных результатов проекта.
• Обеспечивать подготовку кратких, понятных и структурированных материалов для руководства с акцентом на факты, отклонения, причины, последствия и требуемые решения.
• Поддерживать дисциплину отчетности среди участников программы и своевременно эскалировать случаи непредоставления информации, предоставления неполных данных или нарушения утвержденных сроков.
• Формировать RAG-статусы по направлениям, и программе в целом.
• Обеспечивать прозрачность критического пути программы.
• Организовывать совещания, грамотно вести протокол и контролировать его исполнение.

Требования к опыту и квалификации

• Высшее образование (техническое/экономическое).
• Опыт работы на проектах внедрения ИТ-систем не менее 3-х лет.
• Наличие международной квалификации в области проектного управления: PMP/ PgMP/ PfMP/ IPMA/ PRINCE2 будет преимуществом
• Знание методологии управления проектами.
• Знание структуры проектной документации (устав/паспорт проекта, дорожные карты, планы, формальные результаты стадий проекта и другие).
• Развитые аналитические способности, умение структурировать и выстраивать понятные и устойчивые процессы.
• Сильные коммуникативные и координационные навыки, умение работать с руководителями функциональных команд, отстаивать стандарты и решать оперативно спорные вопросы.
• Аккуратность и педантичность в работе с документами.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Основной рабочий язык русский, знание казахского и английского языков приветствуется.

Желательно

• Опыт участия в проектах внедрения ERP-систем в структуре Проектного офиса с акцентом на документацию будет плюсом.
• Опыт разработки методологий/подходов в части управления документацией и практическое выстраивания процессов.