Ведущий специалист по управлению проектами (методология, управление хранилищем документации)

Ведущий специалист по управлению проектами отвечает за методологическое сопровождение процессов управления проектной документацией, настройку и администрирование электронного хранилища документов, а также поддержку инструментов проектного управления, используемых проектными командами в рамках Программы.

Ведущий специалист по управлению проектами обеспечивает единые правила работы с проектными документами, статусами, версиями, метаданными, маршрутами согласования, реестрами, шаблонами и отчетными формами. Обеспечивает корректную работу проектного хранилища на базе SharePoint и иных инструментов PMO, необходимых для планирования, мониторинга, отчетности, управления рисками, проблемами, зависимостями, поручениями и формальными результатами программы.

Основные обязанности

• Соблюдать и поддерживать методологию PMO по управлению проектной документацией, реестрами, шаблонами, статусами, согласованиями и инструментами проектного управления.
• Участвовать в разработке и актуализации методологических документов PMO, включая правила ведения проектного хранилища, управления версиями, метаданными, статусами документов, маршрутами согласования и публикации.
• Администрировать электронное хранилище проектной документации на базе SharePoint или иной утвержденной платформы.
• Настраивать структуру проектного хранилища с учетом контуров хранения: рабочий контур, контролируемый контур, архив, PMO-контур и иные разделы, утвержденные в программе.
• Настраивать библиотеки документов, папки, представления, типы контента, обязательные метаданные, права доступа и группы пользователей.
• Обеспечивать корректную настройку статусов документов, включая черновик, на проверке, на согласовании, возвращено на доработку, утверждено, опубликовано, архивировано и иные статусы, принятые в программе.
• Контролировать соблюдение правил именования документов, кодирования, версионности, размещения и актуализации документов.
• Настраивать и сопровождать маршруты согласования документов, включая согласование функциональными владельцами, PMO, руководителем программы, Управляющим комитетом или иными утверждающими органами.
• Участвовать в настройке автоматизированных процессов согласования, уведомлений, напоминаний, контроля просроченных согласований и публикации утвержденных документов.
• Администрировать доступы участников программы к проектному хранилищу и инструментам PMO в соответствии с их ролями и уровнем ответственности.
• Вести и актуализировать реестры пользователей, ролей, групп доступа и владельцев документов.
• Обеспечивать методологическую поддержку пользователей по работе с хранилищем, шаблонами, реестрами и инструментами проектного управления.
• Проводить обучение и консультирование участников программы по правилам размещения, согласования, поиска, обновления и архивирования проектной документации.
• Разрабатывать пользовательские инструкции, памятки и краткие регламенты по работе с SharePoint, реестрами PMO и иными инструментами.
• Поддерживать единые шаблоны документов PMO, включая шаблоны протоколов, повесток, отчетов, паспортов проектов, реестров рисков, реестров решений, реестров поручений, планов и статус-отчетов.
• Обеспечивать техническую и методологическую поддержку инструментов проектного управления, используемых для планирования, мониторинга, отчетности, управления рисками, проблемами, зависимостями и поручениями.
• Участвовать в настройке и сопровождении инструментов PMO, включая SharePoint, Excel-реестры, Power BI-дашборды, Planner, MS Project, или иные инструменты, утвержденные в программе.
• Контролировать актуальность и корректность структуры реестров PMO, включая реестр документов, реестр рисков, реестр проблем, реестр зависимостей, реестр поручений, реестр решений и реестр formal deliverables.
• Взаимодействовать с функциональными направлениями, Data, SAP/IT и Change Management по вопросам доступа, размещения документов, использования шаблонов и соблюдения методологических требований.
• Обеспечивать регулярный контроль корректности заполнения обязательных полей, метаданных, статусов, владельцев, сроков и версий документов.
• Выявлять нарушения правил работы с хранилищем и инструментами PMO, информировать ответственных участников и инициировать корректирующие действия.
• Обеспечивать сохранность, доступность и целостность проектной информации в пределах своей зоны ответственности.
• Формировать предложения по улучшению структуры хранилища, инструментов PMO, автоматизации согласований, отчетности и контроля исполнения.
• Участвовать в подготовке отчетности PMO по статусу документационного контура, доступам, качеству заполнения реестров, просроченным согласованиям и нарушениям методологии.
• Обеспечивать архивирование устаревших документов и контроль использования актуальных версий.
• Контролировать, чтобы утвержденные документы были доступны в контролируемом контуре, а рабочие версии не использовались как финальные без соответствующего статуса.
• Участвовать в развитии цифровой среды PMO и повышении дисциплины работы участников программы с проектной информацией.

Требования к опыту и квалификации

• Высшее образование в области информационных технологий, менеджмента, технических, инженерных или смежных специальностей.
• Опыт работы с электронными хранилищами документов, корпоративными порталами, SharePoint, системами электронного документооборота или инструментами проектного управления не менее 2 лет.
• Опыт настройки или администрирования библиотек документов, прав доступа, групп пользователей, метаданных, статусов, версий и маршрутов согласования.
• Понимание принципов управления проектной документацией, версионности, статусов документов, архивирования и контроля актуальности.
• Знание базовых подходов к проектному управлению и понимание структуры проектной документации: паспорт проекта, дорожная карта, протокол, отчет, реестр рисков, реестр поручений, реестр решений.
• Практический опыт настройки или сопровождения SharePoint, Teams, Planner, Excel-реестров, Power BI, MS Project или иных инструментов проектного управления приветствуется. Также опыт работы с Power Automate или иных инструментов автоматизации согласований, уведомлений и контроля исполнения
• Понимание логики построения проектного хранилища, включая рабочий контур, контролируемый контур, архив, разграничение доступа и публикацию утвержденных документов.
• Умение структурировать информацию, выстраивать понятные процессы и переводить требования PMO в настройки информационной системы.
• Навыки работы с большими объемами документов, реестров, статусов и пользовательских запросов.
• Умение работать с пользователями разного уровня: руководителями направлений, экспертами, консультантами, ИТ-специалистами и участниками проектных команд.

Желательно

• Опыт участия в проектах внедрения ERP-систем, крупных ИТ-проектах.
• Опыт разработки методологии работы с проектной документацией, шаблонами, реестрами, статусами и отчетностью.