Специалист по управлению проектами (ведение документации)

Специалист по управлению проектами (ведение документации) отвечает за сохранность, целостность, актуальность, упорядочивание и доступность проектной документации на всех этапах проекта. Обеспечивает соблюдение методологий, принципов, правил и процессов работы с документацией. Обеспечивает качество и своевременное формирование и утверждение документации на протяжении жизненного цикла проекта, опираясь на общепринятые подходы к управлению проектной документацией.

В рамках Программы трансформации и внедрения SAP S/4HANA Специалист по управлению проектами (ведение документации) по управлению документацией координирует работы всех участников проектной команды с соблюдением требований к формированию в части проектной документации и принятых стандартов.

Основные обязанности

• Соблюдать и поддерживать концепцию управления проектной документацией проекта трансформации Qarmet.
• Контролировать исполнение методологии управления проектами: управление документацией и контроль качества проектных документов в автоматизированной системе (на базе Share Point).
• Участвовать в разработке методологических документов, включая методологию проведения контроля качества проектных документов (формальных результатов проекта), в том числе проверять документы на соответствие корпоративным шаблонам и правилам оформления.
• Организовывать структуры хранения файлов (ведение архива документов).
• Составлять и вести матрицы согласования формальных результатов проекта.
• Контролировать статус каждого документа, отслеживать сроки согласования, утверждения, напоминать ответственным.
• Обеспечивает корректное размещение документов, прав доступа, правил наименования, версионности, актуальность папок/библиотек.
• Проводить предварительный контроль качества проектных документов до их направления на согласование/утверждение: соотвесвтие утвержденным шаблонам РМОБ наличие обязательных разделов, корректность структуры документов, наличие необходимых атрибутов (версий, дат, автора, владельца, статуса), наличие приложений/ссылок и подтверждающих документов, корректность формулировок решений, поручений, сроков и ответственных.
• Ведение реестра формальных результатов проекта по этапам, направлениям и контрольным точкам.
• Формировать регулярную сводную отчетность по статусу проектной документации, согласований и протокольных поручений.
• Администрировать электронное корпоративное хранилище проектной документации, включая построение структуры хранилища.
• Участвовать в планировании проектных активностей в рамках задач Проектного офиса и формирования проектной документацией.
• Формировать периодическую отчетность проекта согласно принятым в проекте подходам.
• Поддерживать библиотеку шаблонов PMO и консультировать участников Программы трансформации по правилам подготовки проектной документации (разъяснение требований к заполнению, контроль единообразия документов, подготовка инструкций)
• Контролировать соблюдение маршрутов согласования проектной документации, фиксация замечаний, возврат на доработку и повторное направление на согласование .
• Осуществлять обучение и консультирование пользователей по работе в автоматизированной системе для корректного сбора документации, ее согласования и хранения.
• Организовывать совещания, грамотно вести протокол и контролировать его исполнение.

Требования к опыту и квалификации

• Высшее образование (техническое, экономическое).
• Опыт работы с документацией на проектах внедрения ИТ-систем не менее 2-х лет.
• Опыт настройки и администрирования платформ/ресурсов для хранения документов, включая авторизацию пользователей, архитектуру папок, маршрутизацию по процессам согласования и утверждения.
• Знание методологии управления проектами.
• Знание структуры проектной документации (устав/паспорт проекта, дорожные карты, планы, формальные результаты стадий проекта и другие).
• Практический опыт построения или развития методологий/подходов к управлению документацией.
• Знание основных принципов и базовых стандартов по управлению проектной документацией.
• Развитые аналитические способности, умение структурировать и выстраивать понятные и устойчивые процессы.
• Сильные коммуникативные и координационные навыки, умение работать с руководителями функциональных команд, отстаивать стандарты и решать оперативно спорные вопросы.
• Аккуратность и педантичность в работе с документами.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Основной рабочий язык русский, знание казахского и английского языков приветствуется.

Желательно

• Опыт участия в проектах внедрения ERP-систем в структуре Проектного офиса с акцентом на документацию.
• Опыт разработки методологий/подходов в части управления документацией и практическое выстраивания процессов.