Офис-менеджер

Основные обязанности:

• Документальное сопровождение:

- работа с входящей/исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление официальных писем; отправление срочных писем;

- отправка/получение почтовой корреспонденции;

- выполнение копировально-множительных работ, сканирование документов;

- ведение реестров документов.

• Организационное обеспечение:

- управление электронной почтой и телефонными звонками;

- организация встреч посетителей и гостей, включая заказ пропуска, встречу, подачу напитков, чай/кофе, угощения;

- ведение договоров жизнеобеспечения офиса, (интернет, заправка картриджей, канцелярия и т.п.);

- заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;

- подготовка совещаний по поручению (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);

- контроль за исполнением сотрудниками приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, переданных руководителем на контроль;

- выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.

• Обеспечение жизнедеятельности офиса:

- заказ воды;

- заказ канцелярии;

- заказ сувенирной и полиграфической продукции;

- уход за растениями;

- поддержание чистоты в офисе, включая координацию и контроль работы уборщицы;

- осуществление подписки на периодические издания (по поручению);

- заказ пропусков для сотрудников на территорию фирмы-арендодателя.

Обязательные требования:

• образование высшее/неоконченное высшее (в направлении менеджмента или документационного управления будут преимуществом);
• опыт работы в аналогичной должности от 1 года;
• уверенный пользователь пакетов Microsoft, опыт работы в CRM-системах;
• грамотная устная и письменная речь, аналитический склад ума;
• знание основ делопроизводства.