Офис-менеджер/делопроизводитель

Офис-менеджер/делопроизводитель — это лицо компании.
Его компетенции здесь определяют атмосферу в коллективе.

• Системное мышление: Способность видеть процесс целиком. Например, не просто «заказать канцелярию», а проанализировать расход и оптимизировать бюджет.
• Стрессоустойчивость и адаптивность: Умение сохранять спокойствие, когда одновременно звонит телефон, пришел курьер, а руководителю срочно нужны документы на подпись.
• Коммуникабельность и дипломатия: Умение найти подход к любому сотруднику — от амбициозного ведущего специалиста до строгого бухгалтера.
• Проактивность: Он не ждет команды, а предсказывает ожидания.

Личностные качества

• Внимание к деталям (Перфекционизм в меру): В работе с документами любая ошибка имеет значение: неправильная цифра в номере, лишний пробел, опечатка в фамилии.
• Конфиденциальность: Делопроизводитель работает с приказами, договорами, личными данными сотрудников и партнёров. Разглашать это нельзя ни в коем случае. Умение держать информацию при себе — обязательное условие.
• Эмпатия и забота о людях: Искреннее желание сделать жизнь коллег и гостей в офисе комфортнее.

Мы ищем «хранителя порядка», который возьмет на себя операционное управление офисом. Нам нужен человек с системным складом ума, который любит структуры больше, чем хаос.

Наш идеальный кандидат:

• Опыт и образование: среднее специальное или высшее образование (в области делопроизводства или техническое). Опыт работы в делопроизводстве от 1–3 лет, желательно в проектных или строительных организациях.
• Уверенное знание порядка организации документооборота и архивного дела
• Уверенно работает в современных инструментах — таск-менеджерах, CRM-системах, а также пользуется ИИ-помощниками для работы с текстами и задачами
• Обладает «врожденной грамотностью» и чувством такта.
• Способен организовать подготовку к мероприятию также легко и четко, как закупку кофе
• Главное: создает среду, в которой команде легко работать.

Обязанности:

• Документационное сопровождение: Ведение полного цикла делопроизводства и документооборота компании.
• Регистрация, учет, систематизация и контроль исполнения входящей и исходящей документации, включая договоры, счета, техническую документацию.;
• Прием и обработка звонков: Оперативная коммуникация с партнерами и клиентами, а также внутреннее информирование сотрудников
• Административно-хозяйственная деятельность: Обеспечение бесперебойной работы офиса: пропуски, заказ канцелярии, воды, хозяйственных товаров, контроль работы офисного оборудования.
• Работа в системах электронного документооборота: СБИС, Диадок, внутренняя корпоративная ЭДО система.
• Формирование заявок административно-хозяйственной деятельности;
• Организация процессов подписания документов, взаимодействие с курьерскими службами.
• Планирование и организация встреч, совещаний, мероприятий Компании
• Рассылка информационных электронных писем, уведомлений о предстоящих событиях;
• Выполнение общих поручений руководителя.

Требования:

• Ответственный и структурированный подход к работе
• Высокий уровень самоорганизации, внимательность к деталям и безупречная исполнительность
• Высокие навыки делового общения, деловой переписки.
• Умение работать в команде и выстраивать четкую коммуникацию
• Инициативность.
• Знание правил делопроизводства, офис-менеджмента
• Уверенное владение ПК и оргтехникой, практическое знание систем ЭДО, CRM, MS Office, опыт использования нейросетей (ChatGPT, Claude, Gemini или желание обучиться)
• Почему стоит выбрать «Азурит»:
• Доход: Конкурентная белая зарплата (обсуждаем честно по итогам собеседования), выплаты день в день.

• Стабильность: Соблюдение ТК РФ,

• ДМС.

• Комфорт: Гибкое начало рабочего дня (5/2) и офис в 7 минутах от м. Бауманская

• Рост: у нас работают эксперты, у которых есть чему поучиться.

• Атмосфера: Корпоративные мероприятия.