Главный специалист по делопроизводству - секретарь

Санкт-Петербург, улица Коммуны, 52

Описание вакансии

Обязанности:

1. Ведение документационной деятельности, т.е. делопроизводство (составление и оформление документов и контроль за системой хранения и т.д.).

2. Ответы, на поступающие телефонные звонки и электронные письма, прием корреспонденции, ее распределение и фиксация.

3. Организация административной деятельности руководителя (организация встреч, совещаний).

4. Прием заявлений и документов от сотрудников, требующих подписи руководителя.

5. Работа с Порталом ССТУ.

6. Организация приема посетителей.

7. Отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования.

8. Работа в системе ГИС ТОР СЭД.

9. Составление отчётности по приемам и обращениям граждан (ежемесячно).

10. Подготовка и распечатка поздравлений, грамот, благодарностей.

11. Отправка почтовой корреспонденции (еженедельно).

12. Организация приёмов должностных лиц.

13. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.

14. Выполнение отдельных поручений от руководства.

Возможны эпизодические привлечения сверх нормы (установлена надбавка за ненормированный рабочий день, а также дополнительный день отпуска).

Требования:

Высшее профессиональное образование.
Обязателен опыт работы в сфере делопроизводства и опыт работы на государственной или муниципальной службе.
Знание компьютерных программ: опытный пользователь Excel, Word, Google и Яндекс Таблицы;
Отличные знания законодательства, в т.ч. в сфере обращений граждан и юридических лиц.

Условия:

5-дневная рабочая неделя, полный рабочий день;
Должность муниципальной службы;
Заработная плата 72 000 после вычета НДФЛ + надбавка за выслугу лет в зависимости от имеющегося стажа государственной или муниципальной службы + надбавка за классный чин (при его наличии). Оплата труда рассчитывается исходя из расчетной единицы, которая ежегодно индексируется.