Офис-менеджер

Обязанности:

• Регистрация, распределение и учет входящей и исходящей корреспонденции.

• Взаимодействие с бухгалтерией, Управлением по работе с персоналом и другими подразделениями (головного офиса и отделения) по вопросам документооборота, в том числе, кадрового.

• Кадровое делопроизводство и взаимодействие с Управлением по работе с персоналом:

• Ознакомление работников с кадровыми документами (приказы, трудовые договоры, дополнительные соглашения, договоры о материальной ответственности и т.д.) в части приема, перевода, увольнения, отпусков, больничных.

• Сбор необходимых документов от сотрудников по перечню, согласованному с Управлением по работе с персоналом.

• Передача оформленных кадровых документов в Управление по работе с персоналом.

• Обеспечение сохранности персональных данных сотрудников отделения в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ.

• Административно-хозяйственное обеспечение:

• Обеспечение бесперебойной работы офиса: закупка и учет канцелярии, расходных материалов, хозяйственных товаров.

• Контроль состояния оргтехники (принтеры, сканеры, копиры).

• Коммуникационная и организационная поддержка:

• Прием и распределение входящих звонков.

• Организация встреч посетителей.

• Координация работы курьеров и служб доставки.

• Организация совещаний (бронирование переговорных, подготовка материалов, оповещение участников).

Требования:

• Образование высшее.
• Опыт работы офис-менеджером или специалистом по документообороту от 2 лет.
• Знание основ делопроизводства и документооборота.
• Навыки административно-хозяйственного обеспечения.
• Навыки приёма и распределения телефонных звонков.
• Опыт координации работы курьеров и служб доставки.
• Грамотная письменная и устная речь.
• Ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость.

Условия:

• Оформление согласно ТК РФ.
• Место работы г. Санкт-Петербург, ул. Большая Конюшенная, д. 27.
• График работы с 10:00 до 19:30, обед 1,5 часа.
• Уровень заработной платы обсуждается по результатам собеседования.