Офис-менеджер/Помощник руководителя

Офис-менеджер / Помощник руководителя (Строительство и ремонт гос.контракты)

О компании
Небольшая ремонтно-строительная компания, работаем более 10 лет. Выполняем ремонт, отделку, инженерные сети в образовательных учреждениях и учреждениях здравоохранения в Санкт-Петербурге. Работаем в рамках государственных контрактов по 44-ФЗ. Ищем в офис надежного помощника/офис-менеджера, который станет членом нашей небольшой команды и возьмет на себя ежедневные офисные задачи.

Обязанности

• Офисно-документальная поддержка: подготовка писем, ответов на запросы, работа с входящей/исходящей корреспонденцией, ежедневный документооборот с контрагентами, сканы, переписка, ЭДО.

• На 90% работа в офисе компании, за компьютером с различными документами и взаимодействие с контрагентами. Поддержание порядка и уюта в офисе, вызов уборщицы, заказ офисных расходников.

• Подготовка и оформление простых расчетов и таблиц в Excel: сводные ведомости по закупке материалов, расчет стоимости позиций, графики платежей и поставок (ничего сметного, сложные сметы делают удаленные специалисты - с ними нужно будет взаимодействовать).

• Работа с закрывающими документами: помощь в правках и финальной подготовке актов КС-2, КС-3 (под контролем руководителя), вывод на печать, сканирование.Размещение подписанных документов в ЕИС.

• Подготовка документации по закрытию объектов, правки по замечаниям технического надзора заказчика (под контролем руководителя). .

• Взаимодействие с электронным документооборотом: выставление счетов/актов через Диадок, СБИС или Контур (обучим, на старте покажем и поможем).

• Администрирование простых рабочих процессов: звонки поставщикам, подрядчикам, заказчикам по текущим вопросам (никаких холодных обзвонов и продаж), уточнение реквизитов, дат отгрузок и.т.п.., работа с заказчиками по деловой переписке.

• Поиск информации по поручению руководителей. Установка и настройка неспециализированных офисных программ, поддержание порядка в документах и архивах. Базовая настройка и подключение офисной техники, принтеры, сканеры, новые компьютеры.

• Выполнение отдельных устных поручений (преимущественно из сферы документооборота и административной поддержки).

Требования

• Опыт работы на аналогичной позиции (офис-менеджер, помощник руководителя, секретарь/делопроизводитель) от 3 лет – обязательно.

• Уверенный пользователь Excel, Word, Google документы и таблицы, сводные таблицы, простые формулы, форматирование и правка текстов деловой переписки.

• Навыки работы с официальной перепиской, интернет-банками, сканами, печатными формами, офисной техникой.

• Аккуратность, внимательность к деталям, усидчивость, ответственность.

• Способность работать автономно после вводных: получил задачу – самостоятельно организовал выполнение и довел до результата.

• Готовность иногда переключаться в более быстрый темп при срочных задачах (авралы редки, но в строительстве случаются).

• Базовые юридические/документальные знания (понимание значимости реквизитов, правил деловой переписки)

• Приветствуется, но не обязательно (всему научим)

• Опыт работы с ЕИС, формами КС-2/КС-3, системами ЭДО (Диадок, СБИС, Контур).

• Понимание специфики госзакупок по 44-ФЗ.

• Образование желательно высшее или среднее специальное.

Условия работы

• Полная занятость, работа в офисе: г.СПб, Приморский район, ул. Парашютная 58

• График 5/2, с 09:00 до 18:00 +-.

• Испытательный срок – 1 месяц, оплачиваемый. На период испытательного срока – гарантированная выплата 50 000 рублей на руки.

• После успешного прохождения испытательного срока обсуждается окончательный уровень дохода – от 70 000 до 80 000 рублей на руки, в зависимости от проявленных навыков и ответственности.

• Возможно оформление по ТК РФ.

• Спокойная рабочая атмосфера: небольшой коллектив, внимательное погружение в процессы, предсказуемые в основном повторяющиеся задачи.

• Командировок нет, возможны редкие посещения контрагентов по СПБ.

Ключевые навыки:
Деловая переписка, работа с документами, Excel, Word, первичная документация, КС-2, КС-3, ЕИС, ЭДО, Диадок, 44-ФЗ, офис-менеджер, помощник руководителя. Если вы аккуратны, умеете держать под контролем офисные документы и готовы становиться надежной правой рукой в строительной компании, работающей с гос.заказами, – ждем ваш отклик.